L'assistant-e de Direction rattaché-e à la Direction du pôle environnement, joue un rôle central dans le bon fonctionnement du pôle. Il-Elle apporte une aide permanente à la Direction du Pôle et/ou des services du Pôle en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers.
Missions :
Organisation de la vie professionnelle de la Direction du Pôle Environnement
- Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités de la Direction
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
- Organiser les déplacements de la Direction du Pôle
- Etablir une relation de confiance avec la Direction du Pôle
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers
Suivi des projets et activités de la direction
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
- Suivre l'exécution budgétaire du Pôle
- Renseigner des tableaux de suivi des activités du pôle
Accueil téléphonique et physique du pôle (notamment du service informatique)
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
Organisation et planification des réunions
- Rédiger les ordres du jour en concertation avec la Direction du Pôle
- Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
- Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
Assure la gestion du prêt de matériel intercommunal (tenu agenda pour 3 sites de stockage)
- Garantir le lien permanent avec les services techniques de Cossé-Le-Vivien et Renazé
- Répondre aux besoins des usagers et assurer l'organisation afférente au prêt de matériel
- Réaliser le bilan des réservations du matériel
- Assurer le lien avec le bureau de vérification (registre de sécurité et organisme de contrôle installation électrique)
Assure la gestion des réservations du radar de vitesse
Assure la gestion du parc véhicule de la collectivité
- Suivre l'entretien du parc véhicule en lien avec les agents du service maintenance des bâtiments
- Assurer le suivi des dossiers d'immatriculation (achats - cession véhicules)
- Suivre les sinistres des véhicules (espace assuré en ligne)
Assure la gestion du parc Vélos à Assistance Electrique
- Etablir les contrats avec les usagers
- Assurer l'encaissement et la tenue de la régie de recette
- Assurer le lien avec le prestataire pour le suivi et l'entretien des VAE
Profil demandé :
Profil :
- Diplôme de niveau III (Bac +2) : BTS, DUT, DEUG. ou diplôme équivalent
- Expérience : 1 an sur un poste similaire appréciée
- Permis B (exigé)
Compétences :
- Maîtrise des techniques de secrétariat
- Maîtrise des règles de syntaxe, de grammaire et d'orthographe
- Connaissance des procédures administratives
- Connaissance de techniques d'accueil et des règles de communication (orales et écrites)
- Connaissance de base de la fonction publique territoriale
Connaitre la règlementation en matière de régie
- Savoir recueillir une information et la traiter en fonction de consignes
- Savoir rédiger une note, un rapport ou un procès-verbal
- Savoir rendre compte, hiérarchiser les informations en fonction de leur importance ou urgence
- Savoir organiser un rendez-vous ou une réunion
- Savoir rechercher une information
- Savoir tenir une régie
- Travail en équipe
- Sens de l'organisation
- Qualités rédactionnelles
- Rigueur
- Discrétion
- Confidentialité
- Force de proposition
Réactivité
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