Secrétaire de direction h/f

À propos de nous

5ème employeur du territoire champardennais, l’Université de Reims Champagne-Ardenne emploie environ 2500 agents permanents localisés sur 6 sites.


Choisir l’Université de Reims Champagne Ardenne, c’est intégrer une université dynamique, ambitieuse, innovante, ancrée sur son territoire et ouverte à l’international. C’est aussi contribuer à la qualité de vie et à la réussite de nos étudiants et favoriser le développement des projets de recherche.


Mission

L’Université de Reims Champagne-Ardenne recrute un.e secrétaire de direction au sein du service prévention des risques.

Mission 1 : Gestion des visites médicales des agents de l'université

Organisation et planification

* Suivre les tableaux de bord relatifs aux visites médicales des agents.

* Planifier les rendez-vous médicaux et alimenter les plannings de visites.

* Rédiger et envoyer les convocations aux agents concernés.

* Gérer les aléas de planning (annulations, reports, reprogrammations).

* Planifier la campagne de vaccination grippale

Suivi administratif

* Réceptionner et enregistrer les comptes rendus démédicalisés transmis par le service de médecine du travail.

* Mettre à jour les fiches individuelles de suivi des visites médicales.

* Contribuer à l’élaboration du rapport annuel relatif au suivi médical des agents.


Mission 2 : Secrétariat du service prévention des risques

* Assurer l’accueil téléphonique et la gestion des courriers entrants et sortants.

* Assurer le secrétariat de la F3SCT

* Réaliser le classement, l’archivage et le suivi documentaire du service.

* Concevoir et mettre à jour des tableaux de bord et outils de suivi.

* Participer à l’actualisation des pages intranet dédiées à la prévention des risques.

* Aide au suivi du budget


Mission 3 : Gestion administrative des formations sécurité des agents de l'université

* Recenser et centraliser les besoins en formations à la sécurité au sein des composantes et services.

* Organiser et suivre les sessions de formation et de recyclage obligatoires (secourisme, habilitations, etc.).

* Mettre à jour les bases de données et listes des agents formés aux différents dispositifs de sécurité.

* Veiller à la cohérence entre les formations suivies et les aptitudes médicales requises pour certaines activités.

* Élaborer et actualiser les tableaux de bord de suivi des formations.


Missions 4 : Gestion des Vérifications Générales Périodiques (VGP)

* Demande de devis

* Planification des contrôles avec les prestataires

* Réception des rapports de vérification

* Transmission des rapports aux différents services

* Tenir à jour le plan d’actions




Profil

Compétences :

· Maîtrise des outils bureautiques

· Connaissance du cadre réglementaire en santé et sécurité au travail dans la fonction publique

· Gestion administrative et suivi d’activité

· Respect des échéances réglementaires

· Gestion documentaire et archivage


Savoir-faire :

· Planifier et organiser des rendez-vous

· Rédiger des courriers administratifs et comptes rendus

· Assurer le suivi administratif de dossiers individuels

· Exploiter et analyser des données pour produire un bilan annuel

· Mettre à jour des bases de données et outils de suivi

· Gérer et actualiser des contenus sur intranet

· Coordonner différents interlocuteurs (médecine du travail, formateurs, services RH, agents)



Savoir-être :

· Rigueur et sens de l’organisation

· Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité (données médicales)

· Sens du service public

· Autonomie

· Réactivité face aux imprévus (annulations, urgences médicales)

· Capacité d’adaptation

· Esprit d’analyse et de synthèse (bilans, rapports annuels)

· Aisance relationnelle (agents, encadrants, médecins, organismes de formation)

· Sens des priorités

· Travail en équipe



Contraintes particulières :

* Gestion d’informations sensibles et confidentielles liées au suivi médical des agents, impliquant une stricte obligation de discrétion professionnelle.

* Activité impliquant de nombreux échanges avec différents interlocuteurs (services de l’université, médecine du travail, organismes de formation).

* Adaptation aux évolutions réglementaires en matière de santé, sécurité et prévention des risques au travail.


Type de recrutement

Poste de catégorie B ouvert uniquement à la mobilité interne.




Date limite de réception des candidatures : 18/04/2026