Recherche en urgence un(e) secrétaire en CDD de remplacement d'arrêt maladie jusqu'au 12/07/2026. Vous jouerez un rôle de communication entre l'équipe de direction, l'intérieur et l'extérieur de l'établissement, de gestion administrative de l'ensemble des données des enfants qui nous sont confiés.
Missions permanentes:
- Assure l'accueil téléphonique et physique des tiers,
- Réceptionne, enregistre et ventile le courrier
- Saisit les rapports et les correspondances, les met en forme selon la charte graphique,
- Tient à jour le registre de présence des enfants,
- Traite les problèmes informatiques (matériels et logiciels)
- Réceptionne, enregistre et oriente les personnes extérieures à l'établissement
- Vient en soutien de l'assistante de direction selon les charges de travail du moment
Dossiers des enfants:
- Suivi des dossiers administratifs et informatiques des usagers sur Ogyris et le SharePoint
- Tenue du registre des présences enfants
- Tenue de la file active des demandes d'admissions
- Tenue papier avec rangement + dossiers médicaux
- Assurer l'interface avec l'infirmière et communique à l'équipe les actions nécessaires en matière médicale
- Scan de l'ensemble des documents (DT, bulletin scolaire, ordonnances, jugement, rapports...)
- Gestion et mise à jour des prises en charge (SECU, autorisation, scolarité, camp, inscriptions...)
- Gestion de l'ensemble des calendriers des enfants
- Tenue et archivages des notes d'incidents
- Archivage des dossiers enfants + cahiers de liaisons + autres documents relatifs à l'éducatif
Caractéristiques du poste :
- Gestion d'informations confidentielles
- Charge de travail irrégulière
- Disponibilité et adaptabilité: possibilité d'être dérangé(e) lorsqu'on a besoin de concentration et de calme
- Faire preuve de polyvalence et d'initiative
- Gérer l'urgence
Profil :
- Expérience exigée
- Maitrise du logiciel OGYRIS souhaitée
- Sens et aisance relationnelle
- Prise d'initiative, autonomie au poste, capacité d'adaptation
- Rigueur, organisation et méthodologie
- Qualité d'écoute et discrétion
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