Description du poste
Sous l'autorité du Directeur, vous assurez un appui organisationnel, administratif et stratégique de haut niveau. Véritable partenaire de confiance, vous facilitez la réalisation des missions de la Direction dans un contexte évolutif et contribuez à la fluidité des échanges et à la qualité des décisions.
Vos principales responsabilités
Assurer le secrétariat du Directeur : gérer des agendas complexes et évolutifs, organiser réunions et déplacements, traiter les courriers et mails, assurer l'accueil des interlocuteurs internes et externes.
Préparer et sécuriser les instances de gouvernance : organiser les Conseils, Bureaux et CODIR, préparer les dossiers, prendre les notes en séance et rédiger les procès-verbaux et comptes rendus.
Accompagner les dossiers stratégiques et transversaux : préparer, suivre et consolider les dossiers institutionnels (dialogue de gestion, conventions, projets transversaux), veiller au respect des échéances et contribuer à l'aide à la décision.
Assurer le suivi des relations sociales : préparer les convocations et dossiers, suivre les actions et engagements pris, sécuriser les échéances et relances nécessaires, en lien étroit avec la Direction et la Responsable Relations Sociales.
Exercer le rôle de référent déontologie : analyser et assurer le suivi des déclarations de liens d'intérêt des membres des instances et des agents, veiller au respect des obligations réglementaires et à la traçabilité des démarches.
Coordonner et fluidifier l'information : garantir la circulation des informations entre la Direction, les services et les partenaires, contribuer à la communication interne et externe.
Contribuer à l'optimisation des pratiques : proposer des améliorations organisationnelles et développer l'usage des outils numériques et de l'intelligence artificielle au service de l'efficacité collective.
Vous travaillez en binôme avec l'autre assistante de direction, dans un esprit de collaboration, de partage des pratiques et de complémentarité, afin d'assurer la continuité et la qualité du service.
Profil recherché
Vos compétences
Vous souhaitez mettre votre expertise organisationnelle et rédactionnelle au service d'un organisme engagé dans la prévention et la santé publique.
Vous savez :
Gérer des priorités dans un environnement exigeant
Rédiger avec rigueur et synthétiser des informations complexes
Préparer et sécuriser des instances décisionnelles
Travailler en transversalité avec des interlocuteurs variés
Garantir la confidentialité des informations traitées
Vous maîtrisez le Pack Office à un niveau avancé (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et êtes à l'aise avec les outils numériques.
Une appétence pour l'intelligence artificielle et son utilisation dans les fonctions support est attendue.
Dynamisme, discrétion, sens de l'organisation, curiosité, aisance relationnelle et capacité d'anticipation sont indispensables pour accompagner efficacement une direction générale dans ses missions.
Votre formation
Formation supérieure Bac minimum en gestion administrative, assistanat.
Une expérience significative auprès d'une direction générale ou dans un environnement institutionnel est indispensable.
Informations complémentaires
Conditions proposées
CDI temps plein basé au siège (La Riche).
Quelques déplacements occasionnels sont à prévoir sur une à deux journées, dans le cadre du Conseil.
Rémunération selon profil et grille conventionnelle - coefficient 5A sur 14 mois. Salaire proposé 30 K€ brut annuel
Prise de poste souhaitée : 23 mars .
Télétravail possible selon les règles internes.
Avantages liés au poste
Prime d'intéressement
Prime de crèche (sous condition de rémunération)
CSE attractif (Chèques vacances, Carte culture, Bon de Noël…)
Tickets restaurant (60 % employeur)
Jours de congés supplémentaires
Processus de recrutement
Les candidatures seront examinées par l'équipe RH.
Les candidats retenus seront contactés pour un entretien de pré-qualification, suivi d'un entretien avec le Directeur et les RH.
Compte tenu des responsabilités confiées, un exercice pratique de prise de notes en situation et de rédaction d'un compte rendu de type instance de gouvernance sera proposé aux candidats présélectionnés.
Engagements
En tant qu'employeur socialement responsable, l'UC-IRSA est engagée dans une politique active en matière de diversité et d'inclusion : seules les compétences et les motivations comptent. Nous attachons une importance particulière à l'intégration et au maintien dans l'emploi des personnes en situation de handicap.
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