[77312] HOPITAL PRIVE ARNAULT TZANCK
Rattaché(e) au Directeur Général, vous assurez la gestion administrative et organisationnelle de son activité. Vous coordonnez le suivi des dossiers et la circulation de l'information et veillez au respect des échéances en lien avec les interlocuteurs internes et externes.
Les tâches qui vous sont confiées sont les suivantes :
Support direct au Directeur Général
- Gérer et organiser l'agenda du Directeur : rendez-vous, courriers, e-mails, appels entrants, congés et priorisation des sollicitations
- Trier, traiter et suivre l'ensemble des correspondances adressées au Directeur
- Réceptionner, filtrer et orienter les appels et demandes selon leur urgence et leur nature
- Accueillir physiquement les interlocuteurs reçus en rendez-vous et assurer la coordination logistique associée
- Préparer et organiser la logistique des réunions, déplacements, interventions, séminaires et conférences (présentiel et distanciel)
- Préparer, contrôler et mettre à disposition les dossiers nécessaires en vue des rendez-vous et réunions : rapports, notes, supports, documents administratifs et réglementaires
- Assurer la préparation en amont, le suivi et la mise à jour des dossiers pour les Tutelles en lien avec les services internes jusqu'à leur finalisation, notamment : tableaux de bord, indicateurs, reporting, réponses aux enquêtes/ questionnaires, bilans d'activité, conventions, .
- Veiller au respect des échéances, assurer les relances nécessaires et garantir l'avancement des actions auprès des interlocuteurs concernés
Suivi des dossiers, gestion des priorités et circulation de l'information
- Suivre l'avancement des dossiers et actions en lien avec les interlocuteurs internes et externes
- Veiller au respect des échéances, identifier les risques de retard et effectuer les relances nécessaires
- Participer aux réunions et assurer la rédaction, la diffusion et le suivi des comptes rendus
- Collecter, organiser, classer et mettre à jour la documentation et les éléments de preuve (archivage, traçabilité)
- Structurer et transmettre l'information aux personnes concernées selon les consignes du Directeur
- Mettre à jour les outils de suivi : tableaux de bord, indicateurs, reporting, synthèses d'avancement
- Suivre certains projets confiés directement par le Directeur jusqu'à la finalisation des livrables
Description du profil recherché:
Titulaire au minimum d'un BTS Assistante de Direction et d'une expérience significative de 5 ans ou plus dans un poste similaire de préférence dans le milieu de la santé.
Qualités professionnelles :
-Polyvalence ;
-Organisation, sens des priorités ;
-Esprit d'initiative et autonomie ;
-Souplesse, adaptabilité ;
-Réactivité, dynamisme ;
-Discrétion et respect de la confidentialité des dossiers traités et information dont il/elle a connaissance ;
-Diplomatie ;
-Maîtrise des techniques du secrétariat et des outils bureautiques.
-Maîtrise de l'expression écrite et orale indispensable et orthographe parfaite.
Si vous souhaitez allier qualité de vie et environnement professionnel performant,
Rejoignez-nous !
Horaires : Horaires normaux
Période de la journée : Jour
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