Assistant administratif en alternance - moyens généraux (h/f)

Pres société


Orléans, labellisée Ville d’art et d’histoire, développe une politique culturelle centrée sur la transmission des savoirs et des connaissances, le soutien à la création artistique et la valorisation de son riche patrimoine culturel.

La ville d’Orléans (115 000 habitants), capitale de la région Centre-Val de Loire et ville centre de la Métropole d’Orléans (295 000 habitants), est engagée dans un projet de transition écologique qui irrigue toutes les politiques publiques et les relations à la population. Le réseau des médiathèques s’inscrit pleinement dans le portage de cette ambition à caractère environnemental et social.

Le réseau des médiathèques d’Orléans évolue au sein d’un réseau très dense d’opérateurs culturels et noue en permanence des partenariats.


Missions

Sous l’autorité du responsable des moyens généraux, administration, finances et logistique, l’assistant administratif contribue au bon fonctionnement administratif, financier et logistique des médiathèques en appui au service des Moyens Généraux. Il participe à la gestion quotidienne, au suivi des procédures internes. Il met en œuvre les orientations du projet d’établissement, pour des médiathèques plus proches, plus inclusives, plus coopératives, au centre des interactions culturelles, éducatives et sociales.

Vos missions seront les suivantes:

Administratif et budgétaire:

- Appui sur la gestion administrative (gestion des demandes formulées par les agents du réseau)

- Rédaction, mise en forme et diffusion de documents

- Participation à la mise à jour des procédures internes et documents de référence

- Saisie et suivie des demandes d’achats

- Appui à la préparation des éléments nécessaires aux marchés publics

- Mise en place de tableaux de bord

- Appui sur la mise à jour de l’outil relatif au projet d’établissement


RH:
- Appui sur la gestion des plannings, des congés et des pointages

- Suivi des départs en formation

- Appui sur la gestion des vacataires


Logistique et moyens généraux:


- Appui à l’organisation logistique des évènements (vernissage, réunions, animations,…)

- Mise en place de tableau de bord (suivi des demandes bâtimentaires,…)

- Appui sur la gestion des plannings accueil-sécurité et logistique


Spécificités du poste

- Niveau BTS

- Lieu de travail : Médiathèque centre-ville

- Temps de travail annuel : 35 h du mardi au samedi matin

- Congés à prendre en fonction de l’équipe et des contraintes du service public


Compétences techniques attendues

- Maitrise des outils bureautiques (Outlook, Excel, Word, SharePoint, Teams, CANVA)

- Aisance rédactionnelle

- Connaissance des bases de la gestion administrative

- Capacité à suivre les procédures et à tenir des tableaux de bord

- Capacité à communiquer


Pourquoi nous rejoindre ?

Avantages de la collectivité :

* Avantages internes et du CNAS
* Prime de fin d’année
* Participation Mutuelle / Prévoyance
* Prise en charge déplacements domicile-travail (abonnement)

Savoirs être

- Force de proposition, imagination et créativité

- Rigueur, organisation, fiabilité

- Discrétion et respect de la confidentialité

- Polyvalence, adaptabilité, esprit d’équipe