Agent administratif et gestion (h/f)

Description du poste :
Lieu : Vélizy-Villacoublay, FranceConstruisons ensemble un avenir de confiance
Thales est un leader mondial des hautes technologies spécialisé dans trois secteurs d'activité : Défense & Sécurité, Aéronautique & Spatial, et Cyber & Digital. Il développe des produits et solutions qui contribuent à un monde plus sûr, plus respectueux de l'environnement et plus inclusif. Le Groupe investit près de 4 milliards d'euros par an en Recherche & Développement, notamment dans des domaines clés de l'innovation tels que l'IA, la cybersécurité, le quantique, les technologies du cloud et la 6G. Thales compte près de 81 000 collaborateurs dans 68 pays.
Nos engagements, vos avantages
* Une réussite portée par notre excellence technologique, votre expérience et notre ambition partagée***Un package de rémunération attractif***Un développement des compétences en continu : parcours de formation, académies et communautés internes***Un environnement inclusif, bienveillant et respectant l'équilibre des collaborateurs***Un engagement sociétal et environnemental reconnu
Votre quotidienRejoignez-nous sur le campus Vélizy qui héberge une grande diversité d'activités Thales, aéro, défense, civile,... A l'ouest de Paris, ce site offre un environnement de travail équipé des dernières innovations technologiques et propose des services permettant de concilier vie professionnelle et personnelle.
Nous recherchons un Assistant F/H pour intégrer notre service dédié à la prévention et à la santé au travail. Vous travaillerez aux côtés d'une équipe pluridisciplinaire dynamique (médecins du travail, infirmiers), et jouerez un rôle clé dans l'organisation et le suivi administratif de ses activités.
Vos missions principales :
Accueil et gestion administrative courante
- Accueillir les collaborateurs en présentiel ou par téléphone
- Gérer la salle d'attente et assurer une orientation fluide des visites
- Assurer la mise à jour des dossiers administratifs et le classement de documents
- Déposer les attestations et documents sur notre outil interne
Planification et organisation
- Planifier les visites d'embauche et de suivi périodique (2 à 3 mois à l'avance)
- Gérer les convocations, les annulations et les reprogrammations
- Tenir à jour les plannings des professionnels (ouverture/fermeture du service, congés, occupation des bureaux)
- Coordonner les plannings d'activité avec les différentes parties prenantes du service
Suivi d'activité et coordination
- Suivre les actions de prévention et les animations prévues dans la feuille de route annuelle
- Participer à la communication interne du service (notes d'information, présentations)
- Préparer des supports (brochures, vidéos, documents de sensibilisation)
- Assurer la gestion des besoins logistiques : commandes bureautiques, demandes d'achat
Votre profil
- Formation et expérience confirmée en assistanat polyvalent.
- Très bonnes capacités d'organisation et d'anticipation.
- Sens du service, excellent relationnel, écoute et discrétion.
- Bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, PowerPoint).
- Capacité à travailler avec plusieurs interlocuteurs et à gérer des priorités.
- Excellente communication écrite et orale.
- Vous êtes rigoureux, organisé, autonome.
- Très bonne maitrise de l'anglais (écrit et oral), prérequis dans une perspective d'évolution au sein du Groupe.
Thales, entreprise Handi-Engagée, reconnait tous les talents. La diversité est notre meilleur atout. Postulez et rejoignez nous !