Rattaché(e) au Responsable d'affaires basé à Paris, vos missions consisteront à :
Gestion des évènements :
Être le(a) référent(e) opérationnel(le) pour la bonne tenue des évènements sur site : définition des expressions de besoin - force de proposition et planification des évènements
Assurer la logistique et le pilotage des prestataires de services pour les évènements
Contrôler les salles de réunions et mises en places F&B (des petits déjeuners, déjeuners, coktails)
Être le(a) référent(een cas de demande de prestataires extérieur: contact direct, réalisation des devis, validation auprès du client
Contrôler les inventaires et commandes des consommables liés aux événements et réception VIP
Piloter le prestataire F&B ( mise en place d'un référencement, séléction des prestataires pour assurer la prestation, passage commande, suivi des commandes, suivi facturation)
Relation client :
Être responsable de la mise à jour des procédures de réception VIP et les appliquer
Tenir à jour le cardex invités
Anticiper et connaître les spécificités des invités avant leur arrivée.
Piloter le briefing hebdomadaire avec l'HM site et/ou l'HM adjoint
Créer et suivre les DI en cas d'anomalies technique, propreté, espace vert. dans les espace de réception VIP
Être en relation quotidienne avec les directions commerciales et les assistantes de Direction Générale
Gestion des réservations
Assurer la prise de réservation de la VB
Validation des demandes de réservations, envois du formulaire pour garantir la réservation
Assurer le suivi des réservation en mettant à jour le canal teams/calendrier/tableau de reporting
Communiquer au HM VB et le/la responsable des réservations usine et champs les informations nécessaire au bon déroulé de l'évènement
Assurer la communication des réservations ayant des conflit auprès du comité de validation pour arbitrage
Assurer la continuité de prestation en communiquant les informations à l'HM site et l'alternant
Réaliser un reporting avec les datas des réservations qui sera intégré au COPIL mensuel
Accompagnement des occupants :
Réaliser les accueils personnalisés des nouveaux occupants du client : Welcome Pack, visite de site, remise du badge nominatif
Transmettre toutes les informations utiles : heures d'ouverture du site, services immeuble, services du client
Transmettre les informations sécurité : point de rassemblement, procédures d'évacuation, numéros d'urgence.
Réaliser les enquêtes de satisfaction intégration, analyse des données et intégration au reporting HM
Sécurité
Contrôler le bon respect de ses équipes et partenaires des règlements de sécurité et des consignes données par le clientes contrôles des règlements de sécurité et des consignes données par le client
1. Compétences techniques (Hard Skills)
* Gestion événementielle : planification, coordination logistique, rédaction des besoins, suivi des prestataires.
* Outils bureautiques & collaboratifs : maîtrise de Teams, Outlook, Excel, outils de reporting.
* Suivi budgétaire : gestion des devis, commandes, facturation.
* Procédures & normes : rédaction et mise à jour de procédures (événements, réception VIP).
* Relation client : gestion du cardex, anticipation des besoins, communication fluide avec les directions.
* Réservations : validation, suivi, reporting, arbitrage des conflits de planning.
* Sécurité : application des consignes, contrôle du respect des règles par les équipes et prestataires.
* Analyse de données : enquêtes de satisfaction, reporting mensuel.
2. Qualités personnelles (Soft Skills)
* Sens du service et excellent relationnel.
* Organisation, autonomie et fiabilité.
* Adaptabilité & réactivité face aux imprévus.
* Esprit d'équipe et communication fluide.
* Présentation professionnelle et posture exemplaire.
Chez OPAL, on vous offre :
* Des horaires de bureau du lundi au vendredi !
* Des tickets restaurant d'une valeur de 11€ pris en charge à 60%
* Un plan épargne très avantageux
* La participation aux bénéfices et encore quelques autres que nous vous ferons découvrir.
* La proximité et l'autonomie d'une start-up avec les forces d'un grand groupe : mobilité nationale et internationale.
* De réelles perspectives d'évolution avec un accompagnement dédié : 60% de la Direction OPAL est issue de l'exploitation.
* Une entreprise engagée et reconnue pour ses valeurs : Médaille d'Or Ecovadis et signataire du Global Compact.
* Le team spirit OPAL : afterworks, grandes soirées bi-annuelles, challenges internes, etc.
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