Rattaché(e) au Responsable d'Affaires basé à Paris, vos missions consisteront à : Gestion des évènements : Être le(a) référent(e) opérationnel(le) pour la bonne tenue des évènements sur site : définition des expressions de besoin force de proposition et planification des évènements Assurer la logistique et le pilotage des prestataires de services pour les évènements Contrôler les salles de réunions et mises en places F&B (des petits déjeuners, déjeuners, coktails) Être le(a) référent(en cas de demande de prestataires extérieur: contact direct, réalisation des devis, validation auprès du client Contrôler les inventaires et commandes des consommables liés aux événements et réception VIP Piloter le prestataire F&B ( mise en place d'un référencement, séléction des prestataires pour assurer la prestation, passage commande, suivi des commandes, suivi facturation) Être responsable de la mise à jour de la procédure "Evènements" Relation client : Être responsable de la mise à jour des procédures de réception VIP et les appliquer Tenir à jour le cardex invités Anticiper et connaître les spécificités des invités avant leur arrivée. Piloter le briefing hebdomadaire avec l'HM site et/ou l'HM adjoint Créer et suivre les DI en cas d'anomalies technique, propreté, espace vert… dans les espace de réception VIP Être en relation quotidienne avec les directions commerciales et les assistantes de Direction Générale Gestion des réservations Assurer la prise de réservation de la VB Validation des demandes de réservations, envois du formulaire pour garantir la réservation Assurer le suivi des réservation en mettant à jour le canal teams/calendrier/tableau de reporting Communiquer au HM VB et le/la responsable des réservations usine et champs les informations nécessaire au bon déroulé de l'évènement Assurer la relance des réservation en option à une semaine de la date de l'évènement Assurer la communication des réservations ayant des conflit auprès du comité de validation pour arbitrage Assurer la continuité de prestation en communiquant les informations à l'HM site et l'alternant Réaliser un reporting avec les datas des réservations qui sera intégré au COPIL mensuel Accompagnement des occupants : Réaliser les accueils personnalisés des nouveaux occupants du client : Welcome Pack, visite de site, remise du badge nominatif Transmettre toutes les informations utiles : heures d'ouverture du site, services immeuble, services du client Transmettre les informations sécurité : point de rassemblement, procédures d'évacuation, numéros d'urgence… Réaliser les enquêtes de satisfaction intégration, analyse des données et intégration au reporting HM Sécurité Contrôler le bon respect de ses équipes et partenaires des règlements de sécurité et des consignes données par le clientes. 1. Compétences techniques (Hard Skills) Gestion événementielle : planification, coordination logistique, rédaction des besoins, suivi des prestataires. Outils bureautiques & collaboratifs : maîtrise de Teams, Outlook, Excel, outils de reporting. Suivi budgétaire : gestion des devis, commandes, facturation. Procédures & normes : rédaction et mise à jour de procédures (événements, réception VIP). Relation client : gestion du cardex, anticipation des besoins, communication fluide avec les directions. Réservations : validation, suivi, reporting, arbitrage des conflits de planning. Sécurité : application des consignes, contrôle du respect des règles par les équipes et prestataires. Analyse de données : enquêtes de satisfaction, reporting mensuel. 2. Qualités personnelles (Soft Skills) Sens du service et excellent relationnel. Organisation, autonomie et fiabilité. Adaptabilité & réactivité face aux imprévus. Esprit d'équipe et communication fluide. Présentation professionnelle et posture exemplaire. Mission : Rattaché(e) au Responsable d'Affaires basé à Paris, vos missions consisteront à : Gestion des évènements : Être le(a) référent(e) opérationnel(le) pour la bonne tenue des évènements sur site : définition des expressions de besoin force de proposition et planification des évènements Assurer la logistique et le pilotage des prestataires de services pour les évènements Contrôler les salles de réunions et mises en places F&B (des petits déjeuners, déjeuners, coktails) Être le(a) référent(en cas de demande de prestataires extérieur: contact direct, réalisation des devis, validation auprès du client Contrôler les inventaires et commandes des consommables liés aux événements et réception VIP Piloter le prestataire F&B ( mise en place d'un référencement, séléction des prestataires pour assurer la prestation, passage commande, suivi des commandes, suivi facturation) Être responsable de la mise à jour de la procédure "Evènements" Relation client : Être responsable de la mise à jour des procédures de réception VIP et les appliquer Tenir à jour le cardex invités Anticiper et connaître les spécificités des invités avant leur arrivée. Piloter le briefing hebdomadaire avec l'HM site et/ou l'HM adjoint Créer et suivre les DI en cas d'anomalies technique, propreté, espace vert… dans les espace de réception VIP Être en relation quotidienne avec les directions commerciales et les assistantes de Direction Générale Gestion des réservations Assurer la prise de réservation de la VB Validation des demandes de réservations, envois du formulaire pour garantir la réservation Assurer le suivi des réservation en mettant à jour le canal teams/calendrier/tableau de reporting Communiquer au HM VB et le/la responsable des réservations usine et champs les informations nécessaire au bon déroulé de l'évènement Assurer la relance des réservation en option à une semaine de la date de l'évènement Assurer la communication des réservations ayant des conflit auprès du comité de validation pour arbitrage Assurer la continuité de prestation en communiquant les informations à l'HM site et l'alternant Réaliser un reporting avec les datas des réservations qui sera intégré au COPIL mensuel Accompagnement des occupants : Réaliser les accueils personnalisés des nouveaux occupants du client : Welcome Pack, visite de site, remise du badge nominatif Transmettre toutes les informations utiles : heures d'ouverture du site, services immeuble, services du client Transmettre les informations sécurité : point de rassemblement, procédures d'évacuation, numéros d'urgence… Réaliser les enquêtes de satisfaction intégration, analyse des données et intégration au reporting HM Sécurité Contrôler le bon respect de ses équipes et partenaires des règlements de sécurité et des consignes données par le clientes. Profil demandé : 1. Compétences techniques (Hard Skills) Gestion événementielle : planification, coordination logistique, rédaction des besoins, suivi des prestataires. Outils bureautiques & collaboratifs : maîtrise de Teams, Outlook, Excel, outils de reporting. Suivi budgétaire : gestion des devis, commandes, facturation. Procédures & normes : rédaction et mise à jour de procédures (événements, réception VIP). Relation client : gestion du cardex, anticipation des besoins, communication fluide avec les directions. Réservations : validation, suivi, reporting, arbitrage des conflits de planning. Sécurité : application des consignes, contrôle du respect des règles par les équipes et prestataires. Analyse de données : enquêtes de satisfaction, reporting mensuel. 2. Qualités personnelles (Soft Skills) Sens du service et excellent relationnel. Organisation, autonomie et fiabilité. Adaptabilité & réactivité face aux imprévus. Esprit d'équipe et communication fluide. Présentation professionnelle et posture exemplaire. Type de contrat : Contrat à durée indéterminée
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