Référence CSP: 2025-2079536
Activités principales
Gestion administrative
· Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes du Département,
· Assurer la continuité de service et le bon fonctionnement des circuits administratifs,
· Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier,
· Aider à l'organisation des réunions et rédiger les comptes rendus,
· Classer, mettre à jour et archiver les documents papiers et informatisés du Département.
Gestion des ressources humaines
· Suivre et contrôler les dossiers de recrutement des vacataires (logiciel OSE),
· Saisir les charges d'enseignements pour les enseignant.e.s et les vacataires (logiciel GEMOE),
· Gérer les arrêts de maladie et les congés des membres du Département,
· Gérer des dossiers RH particuliers (décharges de service, modulations.).
Gestion financière et comptable
· Suivre les dépenses et les recettes (notamment la taxe d'apprentissage) au quotidien et diffuser l'information à la Direction du Département,
· Enregistrer dans SIFAC+ et assurer le suivi administratif des bons de commande du Département,
· Assurer la gestion des ordres de missions: enregistrement dans Notilus, états des frais, déplacements.
Événementiel, Communication en lien avec la vie du Département
· Aide dans l'organisation des différents événements liés à l'animation du Département : réservation des locaux, démarches administratives auprès des différents services.
· Utilisation des outils numériques (UNCloud, Prodoc.)
Prévention
· Une implication dans les actions de prévention du Département (aide dans la rédaction du DUER - Document unique d'évaluation des risques professionnels) serait un plus.
Dans le cadre du bon fonctionnement global de la Faculté, la personne pourra être amenée à apporter un appui administratif ponctuel à d'autres services, notamment en cas de baisse d'activité dans son service principal ou de surcroît d'activité dans d'autres secteurs.
Fiche de poste en intégralité ici : https://www.univ-nantes.fr/universite/recrutement/nantes-universite-recrute-un-e-assistant-e-de-direction-ufr-sciences-et-techniques
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