Assistant (e) administratif (h/f)

Missions principales

La Ville du Havre recrute une Assistante de direction (h/F) pour la Direction des Espaces verts :

Vos MISSIONS

Sous la responsabilité du Chef de service Administratif et financier, vous assurez des missions d’assistanat auprès des chefs de service.

Vous êtes chargé de la rédaction, du traitement et du suivi des actes administratifs.

Vous prenez en charge des dossiers spécifiques.

Vous assurez ces missions pour la direction mutualisée des Espaces verts et le service Environnement et développement durable.

Vos ACTIVITES PRINCIPALES :

1. Vous assurez l’accueil physique et téléphonique du public ;
2. Vous êtes chargé de la gestion des agendas, la préparation et l’organisation des réunions ;
3. Vous élaborez des courriers appropriés, des rapports et des notes à partir d’éléments techniques que vous synthétisez et vous élaborez des tableaux et documents divers (COTECH, COPIL…) ;
4. Vous procédez à l’enregistrement et au suivi du courrier sur Trafic ;
5. Vous êtes le référent auprès du service juridique pour le traitement des sinistres. Vous êtes chargé de collecter les informations, les synthétiser et les mettre en forme avant de les transmettre au service juridique traitez les dossiers sinistres ;
6. Vous instruisez les demandes de manifestation ;
7. Vous élaborez et assurez le traitement des actes administratifs jusqu’à leur notification (conventions, délibérations, décisions, arrêtés) ;
8. Vous assurez la gestion des enquêtes publiques (planification, logistique, rédaction de l’arrêté et du certificat d’affichage) ;
9. Vous effectuez le classement et l'archivage des documents.

ACTIVITES ACCESSOIRES

Vous assurez la suppléance de votre binôme et de l’assistante de direction pendant leurs absences.

Vous saisissez et suivez les fiches ARA (reprise des éléments techniques).

En fonction de la charge et des besoins de la direction, il peut vous être attribué une mission ponctuelle en rapport avec vos compétences.

Profil recherché

COMPETENCES REQUISES

CONNAISSANCES :

10. Connaissance de l’environnement territorial
11. Bonne culture générale
12. Qualités rédactionnelles
13. Connaissance des procédures et des réglementations
14. Maitrise de l’outil informatique (Word – Excel – Trafic – Ara - PowerPoint …)

APTITUDES :

15. Sens du travail en équipe
16. Sens de l’organisation et de la méthode
17. Qualités relationnelles
18. Esprit d’analyse et de synthèse
19. Capacité d’adaptation, réactivité
20. Discrétion, rigueur
21. Prise d’initiatives, autonomie

CONDITIONS D'ACCES

Diplôme : BAC

Cadre d'emploi : Cat. C - Adjoint administratif

Filière : Administrative

LIEU GEOGRAPHIQUE D’AFFECTATION :

Hôtel de ville

JOURS ET HORAIRES DE TRAVAIL

OAGT - 35 heures 05 / semaine

Prime de fin d'année (versée au prorata du nombre d'heures travaillées)

Poste à pourvoir dès maintenant

Cette offre est ouverte aux personnes en situation d'handicap