L’Université Sorbonne Paris Nord (USPN) constitue un pôle majeur d’enseignement et de recherche situé au nord de Paris. Déployée sur un territoire à la dynamique incontestable qui accueillera l’un des plus grands événements au monde en 2024, les Jeux Olympiques.
Elle compte cinq campus, répartis sur les deux départements de la Seine-Saint-Denis et du Val d’Oise : Villetaneuse, Bobigny, Saint-Denis, la Plaine Saint-Denis et Argenteuil.
L’Université Sorbonne Paris Nord est une université pluridisciplinaire dont l’offre de formation est structurée autour de cinq grands domaines : droit, sciences politiques et sociales, sciences économiques et de gestion, sciences et technologie, santé, médecine, biologie, sports, lettres, langues, sciences de l’homme et société, culture et communication.
Elle compte aujourd’hui près de 25 000 étudiants en formation initiale ou continue, au sein de 9 composantes (5 UFR, 3 IUT, 1 institut), répartis sur ces 5 Campus.
La recherche est développée au sein de 30 unités de recherche, certaines associées au CNRS ou à l’Inserm, des structures fédératives de recherche, des plateformes de recherche, 2 écoles doctorales, 1 école universitaire de recherche (EUR PNGS-M&CS), plusieurs LabEx et EquipEx complètent le dispositif.Intitulé du poste : Gestionnaire des formations doctorales et HDR – F/HCatégorie : BQuotité d’affectation sur le poste : 100%Branche d’Activité Professionnelle (BAP) : J « gestion et pilotage »Famille d’Activité Professionnelle : Administration et pilotageCorrespondance statutaire : Technicien.neGroupe fonctions (RIFSEEP) : G3
Site d’affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de VilletaneuseComposante / Service : Direction de la recherche / Pôle études doctoralesComposition du service (effectifs) : 32 / 7Fonction d’encadrement : nonRattachement hiérarchique : Responsable du pôle Études doctoralesService central de l’université, la direction de la recherche est organisée autour de quatre pôles :Administration de la recherche, Etudes doctorales, Financier, Partenariat et ingénierie de projets. Des structures transversales en lien avec la recherche sont adossées à la direction : Juridique, Incubateur, Pépite CréaJ IDF, salle blanche, fonds patrimonial du jeu de société.
Le pôle études doctorales de la direction de la recherche a pour missions d’assurer le secrétariat administratif et pédagogique du troisième cycle (doctorat et HDR), de l’inscription à la soutenance, de dispenser des formations aux doctorants et candidats à l’HDR, d’organiser les différents événements pour les doctorants et d’assurer la gestion administrative des campagnes de contrat doctoraux et des missions d’enseignement.Gestion pédagogique des formations doctorales et HDR- Assurer la gestion des dossiers de formation des doctorants et des HDR sur Sirius : inscription aux formations du catalogue, vérification des listes d’émargement, attribution des ECTS, vérification et validation des formations doctorales externes- Gérer les aspects logistiques : réservation des salles sur Hyperplanning, matériel, fournitures, listes d’émargement- Gérer les modifications d’emploi du temps via Hyperplanning- Assurer le suivi des inscriptions aux formations des doctorants et des HDR- Transmettre les listes d’émargement aux formateurs- Gérer les demandes des doctorants et des HDR y compris les réclamations- Participer à la construction de tableaux de bord pour les formations doctorales et HDR- Saisir et mettre à jour les bases de données des formations doctorales et HDR- Mise en œuvre des procédures relatives aux formations doctorales dans le respect de la règlementation sur Sirius et Hyperplanning- Participation aux réunions et conseils ayant trait aux formations doctorales et HDR- Préparation, mise en place et gestion des formations en coordination avec la responsable du pôle- Gérer l’évaluation des formations doctorales par les doctorants : saisie des questionnaires dans Sphinx, envoi aux doctorants, relances, analyses, transmissions des résultats.- Contribuer à l’amélioration continue des formations doctorales- Suivre l’évolution de la réglementation sur l’ensemble des domaines de gestionAccueil et information des doctorants, des candidats à l’HDR et des formateurs- Accueil physique et téléphonique, information et orientation des usagers- Renseigner et informer les doctorants sur les formations doctorales et les candidats à l’HDR (calendrier, catalogue des formations, validation des ECTS ou heures pour les HDR, …)- Accompagner les formateurs pour le bon déroulement de leurs sessions de formations- Répondre aux demandes de renseignement (téléphone, courriel, courrier)- Collaboration étroite avec les directrices adjointes des écoles doctorales en charge des formations doctorales pour la validation des formations externes- Information et communication auprès des doctorants et des candidats à l’HDRQualité- Appliquer la réglementation (les statuts de l’Université, l’arrêté du 25 mai 2016 fixant le cadre nationalde la formation et les modalités conduisant à la délivrance du diplôme national de doctorat modifié par l’arrêté du 26 août 2022)- Participer au bon fonctionnement du service- Appliquer la politique de qualité- Respecter les procédures qualité- Chercher régulièrement à améliorer l’organisation du service- Pilote du process formations doctoralesLes missions et activités peuvent être amenées à évoluer.
Outils et contraintes spécifiques à l’activitéUtiliser les logiciels spécifiques du domaine géré : plateforme des doctorants, SIRIUS, APOGEE,Hyperplanning, Sphinx et les logiciels courants de la bureautique : Word, Excel, Powerpoint
Poste à pourvoir le plus rapidement possible.Poste réservé aux contractuels (CDD d’un an).Candidatures (CV et lettre de motivation) VIA le formulaire dans les meilleurs délais.Les candidat(e)s retenu(e)s seront auditionné(e)s par un jury, composé a minima de l’opérationnelrecruteur et d’un représentant de la DRH.
ContactsNom – Prénom : GIROD SéverineFonction : Responsable du pôle études doctoralesAdresse administrative : 99 Avenue Jean-Baptiste Clément – 93430 VilletaneuseTéléphone : 01.49.40.39.83Nom – Prénom : LÉPINE AlexandraFonction : Directrice de la rechercheAdresse administrative : 99 Avenue Jean-Baptiste Clément – 93430 VilletaneuseTéléphone : 01.49.40.31.00
Nom – Prénom : MAGOT MarineFonction : Responsable du service accompagnement des personnels et recrutement – Conseillère mobilitécarrière de l’universitéAdresse administrative : 99 Avenue Jean-Baptiste Clément – 93430 VilletaneuseTéléphone : 01.49.40.36.96
Connaissances / SavoirConnaissance de l’environnement professionnel (études doctorales)Structures de l’établissement
Savoir fairePlanifier les activités et les échéancesMaîtriser les techniques de communication écrite et oraleAppliquer et faire appliquer les textes règlementairesMaîtriser un ensemble de règles et de procédures en gestion administrativeMaîtrise du logiciel Apogée, plateforme des doctorants, Sirius formationSavoir utiliser les logiciels de bureautique (Word, Excel)Elaborer des tableaux de suiviParticiper aux évènements organisés par le pôle études doctorales
Savoir êtreCapacité à adapter ses explications aux différents interlocuteursAvoir le sens du relationnel et du travail en équipeSavoir informer et rendre compte à son supérieur hiérarchiqueÊtre disponible lors des pics d’activités et être réactifÊtre organisé, rigoureux dans les activités et autonome dans son travailFaire preuve de confidentialité au regard des données traitéesÊtre force de propositions
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