Assistant administratif (h/f) – 100% – coordination de la réponse à un afflux massif de victimes – coordination et réseau afflux massif de victimes

Vue d'ensemble


À propos de nous

Les Hôpitaux Universitaires de Strasbourg (HUS), établissement de référence du Grand Est classé parmi les premiers CHU français, ont une triple missionde soins, d’enseignement et de recherche.

Ils se composent de 5 sites hospitaliers, organisés en 21 pôles d’activités cliniques et médicotechniques, et comptent 2750 lits et places, 1 pôle logistique ainsi que 7 écoles et instituts de formation.

Avec plus de 11850 employés, professionnels médicaux et non-médicaux, le centre hospitalier régional universitaire de Strasbourg est le premier employeur d’Alsace.

Contexte

Nous recherchons un assistant.e pour la coordination nationale sur la prise en charge d’un accueil massif de victimes et de blessés graves.

La prise en charge d’un afflux de blessés dans le cadre d’une urgence collective est un enjeu majeur pour le système de santé et tout particulièrement les établissements de santé, publics et privés. L’objectif du plan ORSAN AMAVI consiste à définir l’organisation de la réponse du système de santé à un événement provoquant un nombre important de blessés somatiques, dépassant la capacité habituelle de prise en charge des établissements de santé du territoire concerné.

Les établissements de santé de référence régionaux (ESRR AMAVI) sont en appui des ARS pour leur apporter une expertise, un appui technique pour l’élaboration du plan ORSAN AMAVI et pour structurer les filières de prise en charge de ces patients complexes en assurant la formation et l’animation des acteurs concernés, en fonction des spécificités locales et des retours d’expériences des établissements de santé et des professionnels de santé de ville de la région. L’ESRR AMAVI est en mesure d’assurer en permanence, la prise en charge de patients adultes et d’enfants présentant des blessures graves nécessitant le recours à un plateau technique de haut niveau d’expertise notamment lors d’urgences collectives et contribue à la structuration des filières de traumatologie lourde au sein de la région.

Dans ce cadre, la mission nationale CORAMAVI dont le portage est assuré par les Hôpitaux universitaires de Strasbourg est chargée par la DGS via le Centre de crises sanitaires (CCS) en lien avec la DGOS d’une mission nationale pour notamment assurer l’animation des ESRR AMAVI, répondre aux demandes formulées par la DGS dans le domaine de la prise en charge des blessés en situation d’urgences collectives et veiller à la diffusion des procédures opérationnelles de prise en charge des patients.

Le pilotage et le suivi de la mission nationale CORAMAVI sont assurés par un comité de pilotage (COPIL) réunissant les parties prenantes.

Vous ferez partie d’un noyau fonctionnel, organisationnel avec le responsable national, un chef de projet et un cadre de santé pour faire vivre et mettre en œuvre la CORAMAVI et les objectifs fixés par la DGS entre autres, articulé/en relation avec un comité scientifique. Ce comité est constitué de personnes expertes dans leur domaine, faisant de la veille scientifique, forces de propositions, d’avancées, de recherche pour aboutir à des procédures, des formations communes inter-sociétés savantes.

Localisation

Hôpitaux Universitaires de Strasbourg, Pôle logistique, 10 rue Hannah Arendt, 67200 STRASBOURG.

Rattachement

Vous serez rattaché.e à l’UF CORAMAVI des HUS, sous couvert du responsable national de la CORAMAVI.

Relations professionnelles

· Relations internes CORAMAVI

En relation avec le responsable national, le chef de projet et le cadre de santé

· Relations internes aux Hôpitaux Universitaires de Strasbourg

Direction Générale et Secrétariat Général

· Relations hors Hôpitaux Universitaires de Strasbourg

Toutes administrations d’Etat (Direction Générale de la Santé, Direction Générale de l’Offre de Soins, École des Hautes Etudes en Santé Publique, Service de Santé des Armées, Ministères, Sociétés Savantes, Etablissements de Santé de Référence Régionaux, Agence Régionale de Santé Grand Est, …)


Mission

Missions générales

Organiser pour la CORAMAVI, le traitement et la circulation de l’information, des documents et des communications téléphoniques, du suivi des dossiers, de l’ensemble des réunions, entretiens.

Ses principales missions sont :

· Accueil physique et téléphonique

· Renseignement et orientation des signataires et contributeurs

· Organisation des réunions, visites, conférences, événements, … : préparation de dossiers, organisation matérielle et logistique, gestion et participation physique et visio

· Prise de notes et mise en forme de courriers, notes, comptes rendus, diaporama

· Gestion des agendas : priorisation et anticipation des besoins

· Organiser et mettre en place de partenariats extérieurs: signataires et contributeurs, ESRR, …

· Promouvoir des réalisations / des projets spécifiques à son domaine d’activité

· Réalisation et exploitation des enquêtes, des données et des entretiens, relatifs à son domaine d’activité

· Rédaction des documents techniques relatifs à son domaine d’activité

· Assurer une veille spécifique à son domaine d’activité

· Gestion des commandes de produits/matériels dans son domaine et demandes de petits travaux

Missions spécifiques et responsabilités

· Gestion du bureau

En relation avec le responsable national, le chef de projet et un cadre de santé

Assurer la vie quotidienne de la CORAMAVI

· Gestion du Comité Scientifique et le COPIL

Organiser et assurer le secrétariat des séances

Coordonner la diffusion des informations aux membres


Profil

Compétences/ Formation

Planifier des rendez-vous et orienter les personnes selon leur demande

Réaliser la gestion administrative du courrier (chrono, suivi des échéances)

Saisir des documents numériques, les classer (documents, informations et fonds documentaires)

Organiser des déplacements professionnels

Connaissances d’expertises en techniques de prise de notes, outils bureautiques et utilisation d’outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, réseau social)

Obligations du professionnel

· Respecter la confidentialité des informations personnelles et médicales

· Déclarer au responsable national tout conflit d’intérêt relatif à son activité

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En postulant à une offre d’emploi des Hôpitaux Universitaires de Strasbourg, responsable du traitement, et conformément aux articles 38 et suivants de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, vous nous autorisez à collecter vos données personnelles et à les utiliser dans le cadre d’un processus de recrutement et de toute procédure d’embauche. Vous disposez notamment d’un droit d’accès, de suppression, de rectification et d’opposition aux informations qui vous concernent en en vous adressant à : dpd@chru-strasbourg.fr
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