Assistant de monsieur le maire (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Rémunération indicative Rémunération statutaire + régime indemnitaire + prime de fin d'année - Avantages sociaux : COS + CNAS + Mutuelle+ Ticket restaurant + Remboursement du ticket de transport à 75 % par l'employeur Descriptif de l'emploi Sous l'autorité hiérarchique du Chargé de Mission, vos missions sont :
- Gestion de l'agenda et du secrétariat de Monsieur le Maire ;
- Protocole / Evènementiel ;
- Gestion de l'accueil du Cabinet du Maire. Missions / conditions d'exercice Missions Principales :
* Gestion de l'agenda de Monsieur le Maire :
- Gérer l'agenda du Maire en lien avec la Coordinatrice de Cabinet ;
- Engager la prise de RDV avec rigueur et organisation (complémentarité avec la responsable pour les RDV découlant des doléances) ;
- Organiser l'ensemble de la coordination autour de l'agenda du Maire : déplacements, réservations de salles, discours, etc ;
- Préparation des dossiers en lien avec les RDV, les réunions ;
- Etablir les bons de commande et rédiger les certificats administratifs sous le contrôle de la responsable ;
- Suivi des invitations extérieures et manifestations organisées sur Beausoleil travail collaboratif avec l'équipe du cabinet (tenir à jour le tableau des manifestations, informer les élus et s'assurer de leur participation),

* Protocole / Evènementiel :
- Transversalité avec l'ensemble des Services de la Commune afin de recenser et de connaitre le dérouler des manifestations organisées par la collectivité ;
- Etablissement des listes des présents lors des évènements auxquels M le Maire participe ;
- Sur demande du Maire, participation aux manifestations de la ville et aux évènements protocolaires en présence du Maire.

* Gestion de l'accueil du Cabinet du Maire :
- Accueil physique et téléphonique ;
- Accueil des rendez-vous du Maire ;
- Réception du public du Cabinet du Maire ;
- Réception et orientation des appels et messages téléphoniques ;
- Centraliser les informations sur la plateforme internet du Cabinet (Evernote) et diffuser ces éléments aux membres du Cabinet qui assurent le traitement, le suivi et le retour d'information au Maire / et ou aux collaborateurs compétents,

Transversalité avec l'ensemble des Services.

* Missions Complémentaires :
1 - Secrétariat de M. Le Maire :
- Enregistrement du courrier sur le logiciel Maarch et suivi des réponses A/R en cas d'absence de l'Assistante administrative ;
- Suivi des naissances et des décès (rédaction, enregistrement, tri, diffusion et archivage) en cas d'absence de l'Assistante administrative Rangement, classement et archivages des documents du Cabinet.

2 - Protocole / Evènementiel :
- Envoi des invitations aux manifestations organisées par la ville de Beausoleil et gestion des réponses des présences des autorités ;
- Organisation d'évènements en lien avec les compétences inhérentes au Cabinet du Maire.

Contraintes spécifiques du poste :
- Adaptabilité ;
- Polyvalence ;
- Disponibilité ;
- Contraintes horaires : les horaires sont variables et peuvent changer selon les besoins du Maire et du Cabinet ;
- Heures supplémentaires soirs et week-end ;
- Horaires : Sur la base de 35 heures ;
- du lundi au vendredi : 10h00-12h30 / 13h30-18h00 ou 13h00 - 20h00. Profils recherchés Connaissances :
- Maîtrise de l'outil informatique ;
- Connaissance du fonctionnement interne de la collectivité ;
- Maîtrise des procédures administratives ;
- Sens du travail en équipe.

Compétences :
- Compétences rédactionnelles ;
- Organisation, méthodologie, rigueur ;
- Faire preuve de discernement ;
- Capacité d'analyse, prise d'initiatives ;
- Réactivité.

Comportement :
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité ;
- Souriante, ponctuelle et disponible ;
- Qualités relationnelles, d'écoute Diplomatie, patience, tolérance.

Diplômes requis : Bac +2 minimum ou expérience professionnelle.