Responsable administratif et financier volant en consultance (à distance) (h/f)

Expertise France recherche un/e Responsable Administratif et Financier Volant en consultance et travaillant à distance, pour appuyer en particulier le Pôle Politiques Economiques et Commerciales (PEC) sur les aspects administratifs, financiers et logistiques missions des différents projets du pôle. Le/la Responsable Administratif et Financier Volant sera également en charge d’animer des formations et séances de renforcement de compétences. Il/elle sera amenée à se déplacer dans les pays des projets si besoin (principalement en Afrique).


PRINCIPALES RESPONSABILITES:

1. Appui administratif, financier et logistique des projets désignés

Cet appui administratif, financier et logistique comprend, selon les besoins, les éléments ci-après:

Gestion budgétaire, comptable et financière:

Gestion des achats du projet:

* Préparation des demandes de paiement des fournisseurs, consultants et collaborateurs, en veillant à l'exactitude et à la validité des informations et des pièces justificatives;
* Vérification de la conformité des notes de frais, factures et remboursements liés aux missions d'experts et collaborateurs;
* Suivi des paiements;
* Préparation et suivi des avances et de leurs soldes;
* Contrôle des opérations comptables et des rapprochements bancaires

Préparation et suivi budgétaire: mise à jour et maintenance des outils de suivi budgétaire (suivi et planification financiers)

Contribution à l'élaboration des rapports financiers destinés aux bailleurs et aux exercices de comptabilité et de budgétisation internes, en collaboration avec le/la coordinateur/trice de projet et l'équipe d'appui à Paris

Participation aux audits, évaluations et revues financières, en collaboration avec le coordinateur/trice de projet et les équipes d'appui à Paris

Présentation des rapports financiers à la Direction de Pôle

Contribution à l'analyse de l'environnement opérationnel

Contribution à l'élaboration des rapports d'évaluation des risques

Contribution à l'analyse régulière de l'environnement interne

Contribution aux réseaux de connaissances par le partage d'informations sur la gestion financière et les bonnes pratiques

Gestion administrative et des contrats

Suivi des engagements (contrats et accords)

Préparation des contrats

Gestion des relations avec les fournisseurs, prestataires de services et consultants

Veiller à ce que tous les documents officiels soient préparés et conservés dans les dossiers du projet pour consultation et archivage

Contribuer à la publication des appels d'offres et des fiches de poste

2. Formation et renforcement de compétences

Anime des formations (en Français et en Anglais) – en groupe ou individuelles – sur les procédures administratives, financières et logistiques mission d’Expertise France, au Siège d’Expertise France à Paris ou sur le terrain, pour les nouveaux arrivants (responsable administratif et financier, assistant.e de projets, chef.fe de projets…)

Anime des séances de renforcement de compétences (séance « coaching »), pour les membres du personnel administratif et financier déjà familiers des procédures Expertise France, mais ayant besoin de rappels

3. Permanences administratives et financières

Assure des permanences administratives et financières lorsque le personnel administratif et financier du pôle n'est pas disponible (congés, arrêt maladie, etc.)

4. Appui au recrutement dans le cadre des projets

Conception et mise à jour des exercices de recrutement pour les profils administratifs et financiers

Correction d'exercices


QUALIFICATIONS ET EXPERIENCES:

* Master en Comptabilité et Finance
* Excellente maîtrise des outils bureautiques (notamment Word et Excel)
* Excellentes compétences organisationnelles, rigueur, méthode et adaptabilité
* Capacité à travailler en autonomie
* Capacité d'écoute et aptitude relationnelle
* Capacité à travailler dans un environnement multiculturel
* Esprit d'équipe
* Maîtrise du Français et de l'Anglais (la maîtrise d'une autre langue est un atout)

EXPERIENCES PROFESSIONNELLES:

* 5 ans d'expérience en gestion administrative, budgétaire et comptable
* Aptitude avérée à la gestion financière, à la gestion des risques et au contrôle financier
* Excellente maîtrise des outils et procédures administratifs et financiers d'Expertise France
* Une expérience d'au moins 1 an au sein d'Expertise France - dans le domaine administratif et financier - est indispensable, notamment pour pouvoir assurer les séances de formation et de renforcement de compétences


Elements à soumettre pour postuler:

* CV
* Lettre de motivation