Dans le cadre du renforcement de notre pôle administratif (3 personnes), et rattaché à la chargée d’administration, vous interviendrez en support polyvalent sur l’ensemble des missions de gestion administrative, de ressources humaines et d’assistance financière. Vous serez un relais clé auprès de l’équipe et des différents interlocuteurs internes et externes. Vos missions principales (liste non exhaustive) :
- Secrétariat courant :
• Accueil physique et téléphonique des clients, partenaires et fournisseurs.
• Gestion du courrier entrant et sortant (postal et électronique).
• Classement et archivage des documents administratifs et techniques.
• Préparation, rédaction et mise en forme de documents.
• Intendance agence (gestion des commandes, suivi tarifs et factures fournisseurs, suivi contrat de maintenance, etc…).
• Support IT (suivi parc informatique, gestion contrats prestataires agence, comparatif prestataire, etc…).
• Gestion des déplacements (Réservation déplacements).
- RH :
• Préparation et suivi des dossiers du personnel (contrats, avenants, attestations…).
• Suivi des présences, absences et congés.
• Suivi bilan d’heures et feuille de présence.
• Tenue et mise à jour des registres obligatoires (registre du personnel, médecine du travail, mutuelle, etc…).
• Assistance à la transmission des documents nécessaires au cabinet comptable ou au prestataire paie.
• Préparation des documents pour l’accueil et l’intégration des nouveaux salariés.
• Recueil des besoins de formation auprès des collaborateurs, demandes d’inscription, suivi administratif des formations, gestion des dossiers de prise en charge auprès des organismes financeurs.
- Assistance financière et administrative :
• Participation aux tâches administratives et financières en soutien de l’équipe.
• Diverses missions de renfort administratif selon l’activité.
De formation Bac +2 minimum en assistanat de direction et/ou RH, vous justifiez d’une expérience de 3 ans minimum sur un poste similaire idéalement acquise en agence d’architecture ou secteur proche.
Vous maîtrisez le Pack Office et avez des notions de la suite Adobe (un +).
Vous êtes une personne organisée, rigoureuse et dotée d’un bon relationnel.
Réactivité et aptitude à travailler en équipe.
Créée en 1998, AEI est une agence d’architecture pluridisciplinaire qui a su développer son expérience à travers divers champs de compétences pour offrir une approche globale et transversale sur de multiples projets.
Avec plus de 600 références sur l’ensemble du territoire, notre savoir-faire nous permet d’intervenir à différents stades d’études, sur des échelles diverses dans des domaines variés de compétences : architecture, paysage, urbanisme et patrimoine.
AEI recherche un profil secrétariat, RH, assistance financière et administrative au sein d’une équipe dynamique et engagée.
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