Instructeur.trice secrétariat des instances médicales en cdd

Missions :

DIRECTION DE LA QUALITÉ DE VIE AU TRAVAIL ET DE LA FORMATION
SERVICE GESTION SANTE

Activité du Service :

Secrétariat des Instances Médicales : conseils médicaux (formations plénières et restreintes)

Accompagnement des agents régionaux dans la constitution, le suivi de leur dossier relatif aux congés maladie / accident et maladie professionnels / temps partiel thérapeutique et dans le parcours de saisine des instances médicales.
Coordination des interventions des différents acteurs pouvant contribuer au meilleur traitement possible des dossiers, tout en observant une stricte discrétion sur les situations concernées.

Contexte de travail :

Poste soumis à l’obligation de respect du secret médical : les missions de ce poste amènent son-sa titulaire à connaître des pathologies touchant les agents concernés et les certificats et expertises établis par des médecins. Un secret absolu est exigé de la part de toute personne ayant accès à ces informations.

Travail en équipe

Secrétariat des instances médicales :

L’instructeur-trice du secrétariat des Instances médicales doit être identifié-e comme un relai de confiance qui respecte parfaitement le secret médical dans le partage maîtrisé de l’information entre les agents, les instances médicales, les différents médecins et l’administration régionale.
Dans le cadre de cette mission, l’instructeur-trice assure la présentation des dossiers médicaux lors des instances médicales, rédige les procès-verbaux et communique les avis aux agents concernés et au Service Santé. Pour cela, il-elle échange avec les agents, analyse les dossiers et sollicite des expertises médicales nécessaires aux saisines du conseil médical. Il-elle analyse les rapports d’expertise des médecins agréés pour alimenter efficacement l’examen des dossiers en séance par les médecins qui siègent.
Pour les dossiers devant être examinés par le conseil médical plénier, il-elle s’assure en plus que les dossiers constitués par les instructeurs-trices Santé sont fiabilisés et complets et permettent la validité du traitement des situations individuelles par les instances dédiées.

MISSIONS / ACTIVITES

Missions principales : Secrétariat du Conseil médical unique

1. Travailler en collaboration avec les agents en charge du secrétariat des instances médicales des départements des sites Ouest/Est
2. Prendre en charge et instruire les dossiers de saisines émanant des instructeurs-trices Santé : vérification des pièces, prise de RDV pour des expertises médicales et saisines des médecins experts en fonction des situations et des pathologies constatées
3. Assurer une lecture avisée des expertises médicales en vue d’un traitement optimal lors de la réunion de l’instance médicale concernée.
4. Planifier le calendrier des instances médicales en fonction des disponibilités du-de la Président-e et des médecins siégeant aux instances.
5. Convoquer les membres des instances, informer les agents concernés, selon les délais requis, et les médecins du travail
6. Présenter les dossiers en instances
7. Rédiger les procès-verbaux et communiquer les avis aux agents concernés et Service Santé et autres services RH
8. Conseiller et accompagner les instructeurs-trices Santé pour la constitution des dossiers de saisine des instances
9. Collaboration avec les instructeurs-trices Retraite pour les dossiers de retraite pour invalidité
10. Accompagner les agents concernés

Missions secondaires :

11. Alimenter les ordres du jour et participer aux réunions transversales inter services de la DQVTF et DAPRH
12. Assurer une veille et observation sur les évolutions réglementaires
13. Etre attentif-ve aux évolutions réglementaires pour garantir la fiabilité des procédures d’instruction
14. Proposer des adaptations de procédures en fonction de nouveaux dispositifs
15. Contribuer aux diverses enquêtes relatives aux données sur la santé et l’absentéisme (ex : bilan social/rapport social unique)
16. Assurer le classement/archivage des dossiers administratifs et médicaux
17. Suivre les listes de médecins agréés établies par les préfectures/l’ARS
18. Mettre en paiement les factures d’honoraires des praticiens de santé sollicités dans le cadre d’expertises et des médecins membres des instances médicales
19. Gestion de la composition des instances médicales, notamment en lien avec le préfet qui émet les arrêtés de constitution de ces instances
20. Assurer le relais auprès du Conseil Médical Supérieur pour les dossiers faisant l’objet d’un recours après avis du Conseil Médical

Instruction administrative :

21. Tenir des tableaux de bord et exploiter leurs données
22. Opérations de secrétariat : publipostage, convocations, courriers
Indiquer si tout ou partie des activités peuvent être exercées en télétravail : seulement en partie du fait des données sensibles du secteur
Instruction des dossiers, prise de RDV pour les expertises médicales - Instruction des dossiers de saisine des instances médicales – Rédaction des projets de procès-verbaux des instances – Préparation des convocations aux différentes instances et courriers d’informations aux agents – veille juridique – contacts téléphoniques.

Profil :

Connaissances

• Réglementation et dispositifs de gestion de l’absentéisme
• Statut des fonctionnaires et agents contractuels de droit public
• Méthode de rédaction des actes et écrits administratifs
• Outils informatiques (Messagerie / Logiciel RH / Word / Excel..)
• Techniques d’élaboration de tableaux de bord pour le suivi des dossiers
• Capacité à appliquer des protocoles/procédures

Savoir-être

• Très grande discrétion professionnelle : poste soumis au
secret professionnel et médical
• Diplomatie / Discrétion / confidentialité
• Sens du contact, du travail en équipe pluridisciplinaire
• Savoir gérer les situations sensibles
• Capacités rédactionnelles et orales
• Rigueur, organisation et réactivité
• Autonomie

Certificats et habilitations

Utilisateur VADIM (Vision Automatisée Des Instances Médicales) pour la
gestion des recours auprès du conseil médical supérieur en qualité de PA
(personnel autorisé)

Spécificités du poste :

Sujétions / Environnement professionnel :
• Contraintes calendaires

Risques / Pénibilité :
• Possibilité de relations avec un public difficile (agent en détresse)

Modalité de recrutement :

CDD 3 MOIS (possiblement renouvelables)