Le site de la Providence accueille 127 personnes ayant des troubles du neurodéveloppement et/ou troubles psychiques.Il se compose d'un Foyer d'Hébergement, Foyer d'Accueil Médicalisé, Foyer de Vie, Service d'Accompagnement de Jour et Service d'Accueil Temporaire. Nous recherchons pour notre site La Providence situé à Lyon 9ème un(e) secrétaire H/F en temps partiel (travail du lundi au jeudi).
Missions
Vous collaborez directement avec l'équipe de Direction du site, les responsables gestion et sécurité, deux assistantes RH, l'ensemble des équipes pluridisciplinaires et le siège social dans le cadre de vos missions secrétariat :
Secrétariat général du site :
Permanence téléphonique et accueil physiquedes visiteurs
Rédaction et diffusion des notes d'information
Communication interne (courrier, affichage) et gestion documentaire
Remise des clés de vestiaires et de boîtes aux lettres aux salariés
Suivi des effectifs repas du site
Participation à l'élaboration des comptes administratifs et des indicateurs
Rédaction du compte rendu de la commission restauration
Participation à l'élabaoration du rapport d'activités (indicateurs/graphiques)
Miseà jour des protocoles et des conduites à tenir en vigueur, documents de la Loi 2002, plaquettes, astreintes, annuaire
Gestion des fournitures de bureau, des plannings de réservation des salles de réunion
Rédaction et envoi de courrier divers
Secrétariat lié aux personnes accueillies :
Utilisation et mise à jour du logiciel IMAGAO-DUPA
Suivi administratif des conseils de la vie social (organisation logistique, élaboration/diffusion des comptes rendus en FALC et CAA, et organisation des élections)
Création d'outils adaptés pour les personnes accompagnées
Participation au fonctionnement des dossiers : ROR, ANAP, Via trajectoire
Titulaire d'un diplôme professionnel en secrétariat type BTS ou BAC Pro, vous avez une expérience réussie dans votre domaine de compétence.Vous maîtrisez avec aisance les outils bureautiques (Pack Office)
L'utilisation du logiciel Imago serait un plus.
Connaissance et maîtrise du FALC et CAA serait apprécié.
Dynamique, organisé(e), rigoureux(se), vous savez travailler en équipe. Fiable, vous savez respecter la confidentialité des informations et des documents mis à votre disposition.
Vous êtes force de proposition pour créer des outils au niveau de l'organisation administrative.
Vous avez le sens de l'accueil, et vous êtes à l'aise auprès des personnes accueillies.
Avantages ALGED
Indemnité Laforcade/métiers médico-sociaux
Espace extérieur
Politique de congés supplémentaires
Accord CET
Accord mobilité durable
Avantages CSE
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