Le Centre Hospitalier Alpes-Isère recrute un secrétaire de direction H/F à 100%, en CDD de 2 mois, renouvelable, pour la Direction des Ressources Humaines.
Expérience d'un an minimum exigée en secrétariat de direction
Établissement Public de Santé Mentale, le Centre Hospitalier Alpes-Isère (CHAI) constitue un acteur majeur du soin psychiatrique en Auvergne-Rhône-Alpes en desservant plus de 800 000 habitants sur les deux tiers Sud-Isère. En effet, une des particularités de cet établissement est d'avoir son site principal sur la commune de Saint-Egrève tout en comptant plus de 50 lieux de soins répartis sur l'ensemble du territoire.
La Secrétaire de Direction organise pour un responsable hiérarchique et / ou pour une équipe la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers. Elle organise la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions).
Activités principales :
Accueil des personnes (patients, usagers, familles, etc.)
Gestion des stocks de produits, de matériel, dans son domaine (saisie, suivi, contrôle, relance commandes)
Organisation de réunions, visites, conférences, événements, commissions spécialisés.
Prise de notes, frappe et mise en forme de documents.
Prise de rendez-vous / gestion des agendas.
Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques.
Reproduction et diffusion de documents, de dossiers
Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusions, archivage)
Analyse du contexte et priorisation des actes de secrétariat
Gestion de la relation avec les partenaires externes / internes
Participation à la vie du service
Qualités métier attendues :
Connaissance des préférences organisationnelles de la Direction
Aptitude à vérifier le degré d'habilitation d'une personne à détenir une information avant de la lui communiquer
Aptitude à appréhender l'ensemble des Affaires Générales de sorte à pouvoir assurer un suivi en l'absence du Directeur
Capacité rédactionnelle développée
Sens des responsabilités et conscience de son positionnement professionnel
Comportement professionnel : non jugement, intégrité, ouverture d'esprit, respect, honnêteté, loyauté
Savoir-faire relationnel : écoute, discrétion, patience
Capacité à contenir ses émotions et à gérer celles des autres
Curiosité intellectuelle
Dynamisme et sens du travail en équipe
Réactivité, aptitude à prendre des décisions et aptitude à en rendre compte
Prise d'initiative dans un cadre sécurisé et respectueux des bonnes pratiques
Respect de l'autorité, respect du devoir de réserve, du devoir de discrétion et du secret professionnel
Organisation, méthode et rigueur
Capacité à prendre la parole en public ou en situation de face à face
Représentation et valorisation de l'image institutionnelle au travers de son comportement, de son attitude et de sa tenue
Salaire à partir de 2150 euros brut/mois.
Avantages :
Prise en charge des frais de transports en communs
25 à 28 CA
17 RTT
Restauration d'entreprise (pour l'intra)
CGOS
Forfait mobilité douce (vélo et covoiturage)
Borne de recharge électrique gratuite (véhicule et vélo, trottinettes
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