Vous réalisez le traitement administratif de dossiers (frappe de courrier, mise en forme de document, ...) et transmettez les informations (e-mail, notes, fax, ...) pour le compte d'un ou plusieurs services ou d'un responsable selon l'organisation de l'entreprise.
Vous effectuerez les tâches suivantes :
-Répondre aux appels téléphoniques et les rediriger
-Organiser et prendre les rendez-vous
-Planifier les réunions et rédiger des procès-verbaux détaillés
-Préparer et distribuer des courriels, mémos, fax et formulaires
-Aider à la préparation de rapports réguliers
-Développer et tenir un système d'archivage
-Mettre à jour et appliquer les politiques et procédures du bureau
-Tenir à jour les listes de coordonnées
-Soumettre et rapprocher les rapports de dépenses
-Assister les visiteurs, de manière générale
-Servir de point contact avec les clients internes et externes
-Assurer la liaison avec la direction et les assistants administratifs
expérimentés pour traiter les demandes des cadres supérieurs.
EXIGENCES
-Connaissance des systèmes et des procédures de gestion de bureau
-Connaissance opérationnelle du matériel de bureau, tel que les
imprimantes et les télécopieurs
-Maîtrise de MS Office (MS Excel et MS PowerPoint, en particulier)
-Excellentes capacités de gestion des tâches et du temps
-Souci du détail et capacité à résoudre les problèmes
-Excellentes compétences de communication orale et écrite
-Solides compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs
tâches à la fois
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