Secrétaire pédagogique (h/f)

RESPONSABILITÉS :

L'université de Toulon recrute un secrétaire pédagogique (F/H) au sein de la direction administrative de site Toulon Porte d'Italie (DAS PI) - Poste temporaire, à temps complet, ouvert dans le cadre d'un CDD.
Au sein d'équipes expérimentées, le secrétaire pédagogique est en charge de la gestion pédagogique d'un portefeuille de diplômes. Il informe et oriente les usagers dans leurs démarches. Il assure le suivi des dossiers pédagogiques des étudiants dont il a la charge, de la phase d'inscription pédagogique à la phase de validation des notes et des diplômes.
Activités principales :
• Assurer l'accueil physique, téléphonique, l'information et l'orientation des étudiants.
• Être l'interface entre les étudiants et les enseignants.
• Diffuser les informations relatives aux cursus, formations et à la vie étudiante.
• Réaliser les inscriptions pédagogiques, vérifier les IP Web, relever les anomalies et les traiter.
• Participer à la gestion des groupes d'étudiants dans l'application Hyperplanning.
• Organiser les commissions pédagogiques d'accès aux formations, préparer les dossiers uniques d'admission et éditer les PV.
• Suivre les états de présences des étudiants et les commissions des absences.
• Collaborer à l'organisation des examens.
• Organiser les jurys de résultats et de délivrance du diplôme.
• Saisir les notes, éditer les PV de jurys.
• Afficher les résultats et éditer les relevés de note.
• Participer au suivi pédagogique des étudiants via la gestion des conventions de stage, la réception des mémoires, l'organisation de soutenances, etc.
Contraintes particulières :
Pics d'activité prévisibles et réguliers
Informations complémentaires :
Catégorie et corps : C - Adjoint
Emploi-type REFERENS III : Adjoint-e en gestion administrative - J5X41
Structure d'affectation et localisation : DAS PI – Scolarité – UFR Droit - Campus de Toulon
Hygiène et sécurité : Travail sur écran >4H par jour
Rémunération nette mensuelle avant prélèvement à la source pour CDD : 1540 €
Les agents de l'université de Toulon bénéficient d'une mutuelle employeur (contrat d'adhésion obligatoire de protection sociale complémentaire en santé) avec participation financière de l'université.
Date de prise de fonctions souhaitée : 24/08/2026
Date de fin de contrat pour les agents contractuels : 31/12/2026

PROFIL RECHERCHÉ :

Diplôme minimum requis pour un agent contractuel : CAP/BEP
Des références en matière d'accueil du public, d'utilisation de règlementations, de capacité à travailler en équipe sont nécessaires. Une connaissance préalable du milieu universitaire et des applications utilisées (Apogée, Hyperplanning) est un plus.
Connaissances :
• Techniques de gestion administrative et de secrétariat
• Fonctionnement administratif universitaire
• Réglementation encadrant le suivi du cursus d'un étudiant (examens, admissions, stages, dispositifs d'accompagnement)
• Organisation et missions d'un Etablissement Public à caractère Scientifique, Culturel et Professionnel (EPSCP)
Compétences opérationnelles :
• Accueillir les populations concernées
• Respecter les procédures et la réglementation applicable au domaine formation
• Utiliser les logiciels bureautiques courants (pack office)
• Utiliser Apogée et Hyperplanning
• Utiliser les outils de communication (intranet, internet, mail, plateforme d'apprentissage MOODLE)
• Analyser, hiérarchiser et gérer les demandes d'information
• Travailler en équipe
• Rendre-compte et communiquer avec sa hiérarchie
Compétences comportementales :
• Rigueur
• Autonomie
• Disponibilité
• Sens du service public
Date limite de candidature : 02/06/2026