Responsable administratif h/f

Le poste et l'entreprise

Vous êtes une personne organisée, rigoureuse et à l'aise avec les dispositifs de financement de la formation professionnelle ? Ce poste est fait pour vous.

Ce poste exige une solide expérience en gestion administrative et facturation, idéalement dans le secteur de la formation professionnelle.

Date de prise de poste : Novembre 2025

L'entreprise :

Notre client, un organisme de formation implanté sur la rive droite de Bordeaux, développe depuis plusieurs années une offre de formation professionnelle de qualité, à destination de publics variés. Dans le cadre de son développement et pour structurer ses fonctions supports, il recherche un Responsable administratif (h/f).

Votre rôle :

Bras droit de la direction, vous pilotez et coordonnez l'ensemble des activités administratives de l'établissement. Véritable interface entre les équipes internes, les partenaires extérieurs et les services supports (comptabilité, RH, maintenance), vous êtes un rouage central du bon fonctionnement de la structure.

Conditions :

- Horaires fixes :

- Lundi : 8h30 - 12h30 / 14h - 17h

- Mardi à jeudi : 8h30 - 12h30 / 14h - 18h

- Vendredi : 8h30 - 12h30

- Rémunération : entre 2 400 € et 3000 € brut / mois selon expérience

Vos missions principales :

Pilotage administratif et coordination :

- Organisation quotidienne de la vie du site : accueil, fournitures, entretien, sécurité.

- Suivi des interventions techniques et gestion des prestataires externes (maintenance, nettoyage, sécurité, etc.).

- Archivage, classement, mise à jour des procédures internes.

Facturation OPCO (mission stratégique) :

- Préparation, émission et suivi des factures OPCO.

- Contrôle de conformité des pièces justificatives.

- Suivi des règlements et relances si nécessaire.

- Lien direct avec les conseillers OPCO et le pôle formation.

Suivi budgétaire et comptable :

- Suivi des dépenses et de la trésorerie.

- Réception et contrôle des factures, lien avec le cabinet comptable.

- Préparation des éléments pour les clôtures mensuelles ou annuelles.

Encadrement fonctionnel :

- Coordination de l'équipe administrative : répartition des missions, suivi des plannings, supervision du travail réalisé.

- Interface entre la direction et les différents pôles opérationnels.

Soutien à la direction :

- Préparation de réunions, rédaction de comptes rendus, suivi des échéances stratégiques.

- Reporting régulier sur l'activité du site via tableaux de bord Excel.

Appui logistique et événementiel :

- Organisation de réunions, formations, sessions d'examens, événements internes.

- Soutien ponctuel aux équipes pédagogiques pour la mise en oeuvre logistique des formations.

Les avantages de postuler avec Transicia
- La garantie de recevoir une réponse à votre candidature
- Des entretiens centrés sur une recherche réelle et une écoute de votre projet
- Un debriefing de vos tests et évaluations et suivi de l'avancement de votre recrutement, même infructueux

Votre engagement avec Transicia
- Une totale loyauté jusqu'au bout des missions, de la transparence dans vos projets et disponibilités
- Un échange régulier avec votre consultant Transicia
- Un respect scrupuleux du secret professionnel et de la déontologie