Assistant(e) administratif(ve)

MISSIONS ET ATTRIBUTIONS

1 – Tâches prioritaires - Organisation et gestion des dossiers clients

2 – Tâches secondaires - Extraction du compte bancaire dans le suivi comptable (par une seule personne)

CONDITIONS D’EXERCICE

1 – Conditions de travail :

- Travail à horaires réguliers définis par le contrat de travail

- Travail en équipe avec les formateurs et commerciaux

- Poste basé dans les locaux de Montpellier

- Utilisation du logiciel de gestion DIGIFORMA

2 – Compétences et aptitudes requises :

- Organisation et rigueur dans l’exécution des tâches confiées

- Dynamisme, réactivité et prise d’initiatives

- Écoute et respect des différents interlocuteurs

DESCRIPTIF DES TACHES CONFIEES

1 – Organisation et gestion des dossiers clients.

Des modes opératoires et des pas à pas décrivant le contexte et le traitement de ce point est à la disposition du salarié.

Il s’agit de traiter et gérer les dossiers transmis par la ou les commerciales attribuées à chaque assistante administrative. Le travail de chacune est identique, seules les zones sont différentes.

Elles se remplacent lors des absences, congés ou en cas de soutien. Les tâches principales à effectuer sont les suivantes :

* Gérer les dossiers de demandes de prise en charge du début à la fin

* Suivre les paiements et encaissements * Suivre l’activité via un tableau de suivi * Utilisation du logiciel Digiforma

2 – Extraction du compte bancaire dans le suivi comptable (par une seule personne) Un mode opératoire décrivant le contexte et le traitement de ce point est à la disposition du salarié. Il s’agit de remonter dans le tableau de suivi de la comptabilité client les remises de chèques et les virements reçus sur le compte bancaire pour permettre le lettrage et le suivi des encaissements.