Chargé(e) des affaires réservées et du secrétariat particulier de la sous-préfète

Informations générales Référence BA001ATB-118720 Date limite de candidature 01/05/2026 Versant Fonction publique d'Etat Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire) Nature de l'emploi Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels Domaine et métier Direction et pilotage des politiques publiques - Assistante / Assistant de direction Type de poste Administratif Statut du poste Vacant Intitulé du poste Chargé(e) des affaires réservées et du secrétariat particulier de la sous-préfète Description du poste Vos activités principales Gestion de l’agenda, préparation et suivi des réunions de la sous-préfète : -organisation des rendez-vous, réunions, cérémonies et déplacements, prise de contacts -rédaction des invitations, déroulés, ordres du jour et compte rendus -gestion des événements (accueil, logistique, organisation, protocole) -préparation des dossiers de la journée et des éléments de langage (saisine des services déconcentrés de l’État et partenaires institutionnels, rassembler les points clés et proposer une note au corps préfectoral) Gestion du secrétariat particulier et des affaires réservées de la sous préfète : - assurer la gestion et un suivi rigoureux de la boite fonctionnelle - assurer la gestion des affaires réservées (tenue et suivi du chrono, accusés de réception, réponses aux correspondances de particuliers et d’élus, mise à jour des fiches communales, des fiches biographiques et du dossier territorial de l’arrondissement, gestion de la représentation, préparation des éléments de communication) - assurer la préparation des salles de réunion (disposition, chevalets, organisation de la visio le cas échéant, support de présentation, logistique en lien avec le chauffeur) - tenir une permanence hebdomadaire (secrétariat : accueil du public, gestion des rendez-vous et apporter les premières informations aux usagers Suivi et pré-traitement des saisines et dossiers portant sur l’étendue de l’actualité administrative et politique de l’État : - sur les saisines des élus : tenir un tableau de suivi et pilotage, procéder aux premières recherches et analyses juridico-administratives en lien avec les services de la préfecture et des collectivités - sur les projets et dossiers : tenir un tableau de suivi et d’état d’avancement des différents projets de l’arrondissement, rédiger des notes et point de situation en lien avec les services de la préfecture et des collectivités Vos activités secondaires - autant que de besoin, assurer la polyvalence de certaines missions ponctuelles - enregistrement pré-contrôle de légalité (en l’absence de la SGA) Conditions particulières d'exercice Durée attendue sur le poste : 3 an Vos perspectives : Possibilités de travailler en cabinet. Poste polyvalent permettant une approche globale et pluridisciplinaire des sujets, pour présenter des concours de la fonction publique. Descriptif du profil recherché Votre environnement professionnel Activités du service - participation à la gestion locale des crises - Sécurité des manifestations sur l’arrondissement - prévention de la délinquance, suivi de la sécurité publique (secteurs gendarmerie et police nationale) - lutte contre la radicalisation - missions départementales : Loup-Lynx ; EnR ; LHI ; Grand Tétras Pôle Collectivités territoriales : - conseil et accompagnement des collectivités - Ingénierie territoriale (accompagnements de projets) - instruction des subventions (DETR, DSIL ) - élections - Pré contrôle de légalité - état civil (duplicatas CNI) - Permis de chasse (duplicatas) - missions départementales : - procédure de reconnaissance de l’état de catastrophe naturelle et instruction de la DSEC Pôle Réglementation : - manifestations sportives - Débits de boissons - contrôle et suivi des ERP - Gestion locale des crises (PCS) Missions départementales : - brevets de secourisme et Agrément des formateurs premiers secours - réglementation funéraire - autorisations aériennes - autorisation pyrotechnie - agrément fourrières Pôle Cohésion Sociale : - prévention des expulsions locatives (CCAPEX) - logement – Emploi – Économie – Politique de la Ville – Environnement - Patrimoine - dispositifs gouvernementaux, régionaux et territoriaux Missions départementales : - lutte contre l’habitat indigne et la précarité énergétique - médailles du travail, agricole et régionales, départementales et communales Critères candidat Compétences attendues Documents à transmettre L'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire Informations complémentaires Informations complémentaires Groupe RIFSEEP : 1 Domaines fonctionnels : Administration générale / service aux usagers Qui contacter : Le secrétaire général : ludovic.germain@ain.gouv.fr La sous-préfète : karine.garcin-escobar@ain.gouv.fr Pour candidater : liste des pièces à déposer sur le site : - un CV - une lettre de motivation - la copie du diplôme le plus élevé (contractuel) - le dernier arrêté d'avancement (titulaire) - le dernier bulletin de salaire - le Formulaire Unique de Demande de mobilité (FUD) obligatoire pour tous les candidats sans distinction de recrutement (fonctionnaires titulaires comme contractuels). Lien vers le FUD de mobilité : https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf Fondement juridique du recrutement Ce poste peut être ouvert aux agents contractuels selon les dispositions du 2° de l'article L332-2 ou de l'article L332-7 du Code général de la fonction publique. Localisation du poste Europe, France, Auvergne-Rhône-Alpes, Ain (01) Lieu d'affectation Lieu d'affectation (sans géolocalisation) NANTUA Date de vacance de l'emploi 01/06/2026