Agent d'accueil polyvalent (h/f)

SERVICE
Le service des sports et vie associative fait partie du secteur Culture - Animation et Communication est à la recherche d'un nouvel agent d'accueil polyvalent.

MISSIONS

Dans le cadre de vos missions, vous serez amené à :

1/ Faire l'accueil téléphonique et physique et notamment :
- Distribuer les clés des salles,
- Surveiller les lieux : contrôle des entrées, ouverture et fermeture des salles, gestion de l'affichage de la communication à l'accueil.
- Être en veille et relayer les informations selon les événements du secteur vis à vis du public

2/ Gérer le courrier et des dossiers administratifs : alerter sur le délai de réponse, trier, classer et archiver...

3/ S'occuper de la partie administrative de la gestion budgétaire : assurer les demandes de devis, préparer les bons de commande, établir des factures.

4/ Créer et rédiger différents documents selon l'objectif visé (courriers, compte rendu etc, tableau de suivis etc..)

5/ Gérer les salles de l'Espace Nelson Mandela (utilisations régulières et ponctuelles) en lien avec
les assistantes vie associative et en charge du secteur évènementiel et notamment :
- Accueillir, renseigner les usagers sur les caractéristiques, modalités de réservation, tarifs et
disponibilités des salles de l'équipement,
- Assurer en cas de nécessité les visites des salles
- Préparer les conventions de réservations,
- Assurer le lien avec le service finances pour établir des titres de recettes, facturations,
- Assurer les états des lieux des salles réservées entrant et sortant,
- En cas de nuisances ou dégradations, assurer le suivi administratif et technique de l'après-utilisation de la salle, et faire les demandes auprès du service technique
- Participer à l'organisation logistique du service en cas de nécessité,

6/ Assurer la polyvalence et participation à la vie de son service et la ville :
- Assurer le relais Font'Aime le sport en l'absence de l'assistante concernée le mercredi (TP),
- Renforcer ou suppléer sur les activités d'assistance de son service, en cas de besoin (process etc..)
- Accueillir et former de manière ponctuelle des stagiaires du collège à l'université,
- Être force de proposition dans les activités gérées,
- Apporter son aide sur la rédaction de documents administratifs,
- Participer aux réunions du service, inter-services, avec des usagers selon les nécessités,
- Participer aux évènements pilotés par son service ou d'autres services communaux en fonction des orientations fixées par sa hiérarchie.

PROFIL ET COMPÉTENCES

- Bac Pro Gestion administratif apprécié, ou expérience équivalente

- Maîtrise des outils bureautiques exigée,
- Diplomatie, patience et adaptabilité appréciées,
- Qualité rédactionnelle, rigueur et savoir prioriser les tâches indispensables.

CONDITIONS DE RECRUTEMENT

- Contrat d'un an sur le grade d'adjoint administratif (C)
- Rémunération statutaire : traitement indiciaire, régime indemnitaire et prime annuelle.
- Prise en charge possible d'une mutuelle et/ou prévoyance labellisée + COS38 + COSACAF+ prise en charge des abonnements de transports en commun à hauteur de 75%, abonnement vélo à 100%, participation au RIE.
- Temps de travail complet, 35-36 ou 37h avec 0-6-12 jours de RTT, travail sur 5 jours.
- Accueil téléphonique et public du lundi au vendredi de 9h à 12h et de 14h à 17h (sauf le jeudi matin - fermeture hebdomadaire)

*** LES CANDIDATURES SANS LETTRE DE MOTIVATION NE SERONT PAS ETUDIEES ***

Date limite de candidature : 31/05/26
Date de prise de poste : 06/07/26