Responsable administratif f.h (h/f)

RESPONSABILITÉS :

MISSIONS
1. Pilotage administratif et pédagogique
• Encadrement, animation et coordination de l'équipe administrative de l'Ecole d'Economie
• Gestion des ressources humaines (suivi des carrières, des services, des congés et conduite des entretiens professionnels)
• Participation aux recrutements des personnels administratifs
• Suivi des contrats (conventions, partenariats)
• Supervision de la gestion budgétaire
• Supervision de l'organisation pédagogique (plannings, inscriptions, parcours étudiants, examens, jurys)
• Supervision des évènements et actions de communication
• Supervision et gestion de l'accueil des publics extérieurs (visiteurs, intervenants, nouveaux personnels).
2. Gestion des locaux et des moyens matériels
• Allocation et optimisation des espaces (salles de cours, bureaux, laboratoire).
• Gestion des équipements et des infrastructures (maintenance, sécurité, accessibilité) en lien avec les services centraux (DNUM, service du patrimoine, service logistique).
3. Support aux instances de gouvernance et projets transverses
• Interface avec la direction (remontée d'informations, application des décisions)
• Mise en œuvre des projets stratégiques (réformes pédagogiques, digitalisation, formation continue) en lien avec les services centraux (DFIP, DAJ, recherche, relations internationales, formation continue, etc.).
• Préparation et suivi des conseils de composante (conseil d'école, conseil de perfectionnement).
• Rédaction des comptes-rendus et documents officiels
4. Développement international et partenariats
• Identification, négociation et suivi des partenariats en lien avec l'enseignant chercheur Responsable des Relations Internationales
• Gestion des programmes d'échange (Erasmus+, accords bilatéraux, doubles diplômes, summer schools).
• Accueil et intégration des étudiants et enseignants internationaux (logement, orientation, vie étudiante).
• Conseil et accompagnement des étudiants sortants (choix de destination, préparation administrative, reconnaissance des crédits).
• Gestion des dossiers de mobilité (conventions, contrats, bourses, assurances, visas, etc.).
• Veille stratégique sur les appels à projets et financements internationaux (UE, ONG, fondations).
5. Suivi qualité et reporting
• Collecte et analyse de données sur la mobilité, les partenariats et les indicateurs de performance.
• Rédaction de rapports pour la direction, l'université ou les financeurs.
• Amélioration continue des processus et des services proposés.

PROFIL RECHERCHÉ :

- Aptitudes confirmées pour l'encadrement, le goût du travail en équipe (organisation des réunions de
service, de groupe de travail, capacité à déléguer et à évaluer, etc.) ;
- Aptitudes à prendre des initiatives, à élaborer des choix et à planifier des actions (conduite de projet), à concevoir des tableaux de bord;
- Capacité à gérer simultanément l'urgence et le stratégique ;
- Capacité de montage et de suivi de projets internationaux ;
- Aisance relationnelle avec des publics très variés ;
- Appétence pour les outils et applications ;
- Capacité à expliquer et faire appliquer les textes réglementaires, à réaliser des synthèses, des notes de service ;
- Anglais professionnel.
Les connaissances sectorielles et règlementaires seront un plus :
- Connaissance du fonctionnement des universités, des composantes, des instances (CA, CEVU, CFVU).
- Réglementation de l'enseignement supérieur : Maîtrise des textes relatifs à la pédagogie, aux diplômes, à la recherche, à la mobilité internationale.
- Financements publics et privés : Connaissance des sources de financement (État, région, UE, fondations).
- Outils numériques : Maîtrise des outils de gestion administrative (SIFAC, Apogée, etc.), des plateformes de mobilité internationale, des outils de communication digitale.