Assistant(e) administratif(ve) - temps partiel - cdi ou freelance

📍 Wasquehal (15 min. de Lille via métro, tramway ou piste cyclable) |

🕓 Temps partiel (3 jours par semaine) | 💼 Freelance ou CDI


🌍 À propos d’Optimal Ways

Créée en 2011, Optimal Ways est une agence de Digital Analytics qui accompagne les équipes e-commerce et marketing dans le pilotage de leur performance grâce à la donnée.


Nous nous aidons nos clients à analyser, mesurer et améliorer leurs dispositifs digitaux tout en restant conformes au RGPD et aux recommandations de la CNIL.


Engagée pour une performance digitale plus responsable, Optimal Ways est certifiée B Corp et membre de 1% for the Planet 🌱


🎯 Votre mission

Nous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ve) organisé(e) et polyvalent(e) pour accompagner le dirigeant dans la gestion quotidienne et la coordination des activités internes de l’agence.

Votre rôle sera clé pour soutenir la fluidité administrative, commerciale et RH de l’entreprise.


💼 Vos missions principales


🗂️ Administration

Centralisation de la documentation : propositions commerciales, factures, commandes clients, etc…

Gestion des prestataires, devis, commandes et paiements

Gestion de la déclaration de TVA avec le cabinet comptable

Préparation des rappports d’avancement pour les clients

Relecture et correction de documents (propositions commerciales, documents internes, communications, présentations clients …)


💰 Administration des ventes

Gestion de la facturation clients et suivi des paiements

Mise à jour des tableaux de suivi


👥 Ressources humaines

Suivi administratif des ressources humaines (congés, absences, contrats, etc.)

Gestion des salaires et fiches de paie avec le cabinet comptable

Suivi et gestion des documents internes RH ( notes de frais, congés, notes de services, tickets restaurant,

etc…)


🎓 Formation

Suivi administratif des formations (conventions, convocations, attestations, feuilles d’émargement…)

Gestion de la liaison avec les clients et les OPCO

Suivi des échéances et des exigences Qualiopi


🧩 Profil recherché

Excellente organisation, rigueur et sens de la confidentialité

Maîtrise des outils collaboratifs (Google Workspace, Microsoft Office, etc.)

Expérience confirmée en gestion administrative

Anglais courant à l’oral comme à l’écrit 🌍

Esprit d’équipe, autonomie et sens du service

Une affinité avec les enjeux RSE et les entreprises à impact est un vrai plus 💚


💫 Pourquoi rejoindre Optimal Ways ?

Chez Optimal Ways, la data a du sens. Vous évoluerez dans une équipe passionnée, bienveillante et engagée, où la qualité du travail et la confiance sont essentielles.

✨ Une entreprise à taille humaine, où vos idées comptent

🌱 Une démarche responsable, une entreprise certifiée B Corp

📚 Un environnement stimulant, au cœur du digital et de la formation