Agent d'accueil, d'admissions et facturation ehpad-usld (h/f)

L'établissement recherche, un(e) Agent d'accueil, d'admissions et facturation EHPAD-USLD à temps plein, à compter du 1er septembre 2025.

MISSIONS GENERALES

1. Accueillir et orienter des personnes, des publics

- Assurer un accueil physique de qualité, respectueux des règles de bonnes pratiques en vigueur, faisant preuve de courtoisie et d'amabilité, et adapté à la personne (usagers, famille, acteur de l'institution, prestataires, partenaires externes, etc .).
- Réaliser un accueil téléphonique de qualité, respectueux des règles de bonnes pratiques en vigueur dans le service, faisant preuve de courtoisie et d'amabilité, et permettant à l'interlocuteur d'identifier dès la prise d'appel, l'institution et le service.
- Veiller en toutes circonstances à véhiculer une image positive et valorisante de l'institution.
- S'assurer du respect des règles de confidentialité, de l'application de la charte de la personne âgée dépendante
- Traiter les demandes des interlocuteurs (usagers, famille, acteur de l'institution, fournisseurs, prestataires, partenaires externes, etc .) et diriger, le cas échéant, vers la personne ressource identifiée au sein de l'institution.
- Orienter les personnes (usagers, famille, acteur de l'institution, fournisseurs, prestataires, partenaires externes, etc .) de manière appropriée en fonction de leurs besoins, et de leurs demandes.
- Respecter les règles de confidentialité, de discrétion, et de secret professionnel et médical (compte tenu des informations qu'il a à disposition) inhérentes à sa fonction.

2. Participer à l'optimisation des processus et au fonctionnement des services
- Gérer le courrier arrivé du résident, organiser et mettre en œuvre son transport ambulancier.
- Adapter les procédures habituelles dans le cas de situations exceptionnelles ou urgentes.
- Planifier et hiérarchiser les activités inhérentes au service des admissions de manière efficiente.
- Se référer à sa hiérarchie (Direction) avant toute transmission d'informations orales ou écrites, demandées par les familles des résidents ou par les résidents.

3. Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Créer et gérer les dossiers administratifs des résidents, veiller à leur complétude et classer les différentes pièces du dossier de manière cohérente et répondant à la procédure définie au sein de l'établissement.
- Utiliser de manière appropriée et conformément aux règles définies par l'institution ou les autorités compétentes (assurance maladie, etc .), l'ensemble des documents et imprimés utilisés au niveau du service des admissions (attestations, bons de transport, etc .)

4. Traiter et résoudre des situations agressives ou conflictuelles
- Délivrer les informations adéquates au résident et/ou ses proches, expliquer les procédures internes à l'usager et réagir de manière adaptée aux situations d'impatience, d'agressivité ou de conflit.

5. Utiliser les outils de bureautique et les technologies de l'information et de la communication
- Appliquer scrupuleusement les règles de confidentialité lors du transfert de données par des moyens technologiques, tels que le fax ou le courriel.
- Traiter les courriers demandés par la Direction de l'EHPAD/USLD afférents aux admissions des résidents (frappe, enregistrement, tri, diffusion, archivage).
- Assurer la sauvegarde régulière des informations et de tous documents saisis.
- Signaler au service informatique tout dysfonctionnement constaté en matière d'enregistrement et de sauvegarde des données.
- Produire des statistiques régulières sur l'activité EHPAD USLD

6. Fonctions en lien avec les services de la Trésorerie de Bourges Hôpitaux
- Réceptionner les règlements (effectués par chèques) et les transférer à la Trésorerie de Bourges Hôpitaux.
- Déposer le numéraire des résidents au coffre de l'établissement.