Le/La Global Events & Experiences Office Manager Assistant accompagne le département Expérience & Global Events dans la gestion back-office globale de l’activité. Véritable pilier organisationnel, ce rôle soutient les équipes dans la structuration des projets, la consolidation des supports, ainsi que dans la gestion administrative, budgétaire et logistique du service.
Ce poste s’adresse à un profil rigoureux, autonome et structuré, capable d’évoluer dans un environnement corporate exigeant et international, en interaction constante avec de multiples interlocuteurs internes. Ce poste est destiné à un profil capable d’évoluer avec un haut niveau d’autonomie, de maturité et de responsabilité.
Il/elle intervient comme un véritable chef d’orchestre, garantissant une exécution fluide, rigoureuse et parfaitement alignée avec les standards d’excellence et l’image du Groupe.
Principales missions:
1. Coordination transverse & support aux projets
* Assurer le suivi transverse des projets du département, en support des équipes, sans responsabilité d’exécution opérationnelle des événements.
* Suivre les rétroplannings, jalons clés, livrables et priorités des différents projets.
* Contribuer à l’alignement des équipes autour des priorités, des échéances et des enjeux du département.
1. Création, structuration et consolidation de supports
* Créer, mettre à jour et consolider les supports du département : présentations, documents de synthèse, tableaux de suivi, reportings et supports de pilotage.
* Garantir la fiabilité, la cohérence et la mise à jour des informations partagées.
* Centraliser, organiser et maintenir la documentation liée aux projets, processus et activités du service.
* Préparer des supports à destination du management et des parties prenantes internes.
1. Gestion administrative, budgétaire & logistique
* Assurer la gestion administrative globale du département.
* Suivre et consolider les budgets : enveloppes, suivi des dépenses, mise à jour des tableaux budgétaires.
* Coordonner la facturation (devis, factures, suivi des paiements).
* Participer aux clôtures budgétaires, exercices de reporting et projections.
* Assurer le suivi des ressources et besoins logistiques du département (Flacons, stocks, matériels, prestataires supports).
1. Organisation & excellence opérationnelle du back-office
* Structurer, maintenir et optimiser les outils de pilotage du service (plannings, budgets, dashboards, process).
* Veiller au respect des procédures internes, des délais et des standards Moët Hennessy.
* Contribuer à l’amélioration continue des méthodes de travail et outils du département.
* Être force de proposition pour optimiser l’organisation et l’efficacité globale du service.
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