Relations fonctionnelles
En interne : les chefs de services, leurs assistantes et les professionnels de la Direction de l’Enfance et de la Famille, l'ensemble des Directions de la Direction Générale Adjointe des Solidarités, les assistantes de la Direction Générale Adjointe des Solidarités, les services rattachés à la Direction Générale Adjointe des Solidarités (SPAS et SIS)... En externe : les partenaires extérieurs, les établissements du dispositif de la protection de l’enfance...
Missions
Il est chargé d'assister le Directeur et le Directeur adjoint de la Direction de l’enfance et de la Famille afin d'optimiser la gestion de leurs activités, à savoir :
1. Appui dans la gestion de leur activité : accueil téléphonique, gestion de la messagerie, gestion des agendas, organisation de déplacements,
2. Appui à la gestion administrative : préparation de réunions / gestion et suivi des parapheurs, rédaction d’écrits en lien avec les outils de la collectivité ( Air Délib, Airs Courrier notamment),
3. Coordination et centralisation des informations et dossiers de la direction et les partenaires externes,
4. Il participe et anime des réunions collégiales entre les différentes assistantes de services de la DEF.
Il peut prendre en charge le suivi de dossiers confidentiels ou d’évènement particuliers y compris RH.
Il apporte ponctuellement un soutien à la conseillère technique concernant l’organisation de travaux transversaux ou d'évènements spécifiques.
L’agent peut être amené à être facilitateur des outils collaboratifs.
Il assure des permanences en lien avec les assistantes de direction de la Direction Générale Adjointe des Solidarités.
Activités principales
Accueil téléphonique
Gestion du courrier (réception, enregistrement et distribution)
Organisation et planification de réunions
Participation à l'évaluation et/ou à la conception des procédures
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
Rédaction de comptes-rendus
Rédaction de courriers
Rédaction de documents administratifs
Suivi de la planification des réunions et de l'agenda de l'équipe
Suivi de tableaux de bord
Tri, classement et archivage de documents
Réception, traitement et diffusion d'informations
Suivi du courrier du cadre ou de l'élu
Gestion de plannings
Collecte et traitement d'informations, organisation de bases de données
Coordination et instruction de projets et d'études
Diplômes et niveaux d'expérience requis
BAC, expérience supérieure à 3 ans
Baccalauréat, expérience supérieure à 5 ans
Caractéristiques particulières
Forte disponibilité
Permanences
Savoirs
Connaissance des différents outils et usages internet
Connaissance des différents services et des différentes missions du Département
Connaissance des institutions
Connaissance des règles de présentation des documents (typographie, mise en page)
Connaissance des techniques de conduite de projet
Connaissance des techniques de prise de note rapide
Connaissance des circuits de transmission des documents
Connaissances de dispositions juridiques dans son domaine
Savoir-faire
Alerter, référer et rendre compte à sa hiérarchie
Analyser des informations professionnelles
Anticiper et évaluer les situations pour prendre des décisions
Ecouter et reformuler les demandes
Filtrer les appels téléphoniques
Mettre en forme des documents (comptes-rendus, contrats, courriers, notes de service, etc) selon les règles internes de présentation
Organiser, hiérarchiser et prioriser ses activités
Orienter les appels téléphoniques
Rédiger des écrits professionnels
Utiliser les logiciels bureautiques (word, excel, powerpoint, outlook, Teams...)
Concevoir des procédures
Savoir-être
Faire preuve du sens de la communication et du contact
Faire preuve du sens des responsabilités
Avoir le sens du travail en commun et l'esprit d'équipe
Faire preuve d'un esprit d'analyse et de synthèse
Se montrer attentif à son environnement de travail
Se montrer force de propositions
Faire preuve de réactivité face à une situation d'urgence
Faire preuve de rigueur et de méthode
Faire preuve d'autonomie
Faire preuve de discrétion
Faire preuve d'initiatives
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