Secrétaire de programmation d'endoscopies ama / ada / as f/h

Métier
Administratif - Autres métiers
Type de contrat
Titulaire ou CDD
Service d'affectation
Plateforme de programmation Hépato-Gastro-Entérologie / Endoscopies digestives
Présentation du service

Le serviceHépato-Gastro-Entérologie, endoscopies digestives et bronchiques est intégré au DMU hémato-cancérologie et spécialités médico-chirurgicales sur le site de l’HEGP et participe à l’Institut CARPEM Institut (Cancer Research for PErsonalized Medicine).

La plateforme de programmationdes examens endoscopiques est basée au 5ème étage pôle B, au même niveau que la consultation d’HGE

Présentationdu plateau techniqued'endoscopie bronchique et digestive
Situé au 1er étage pôle D, il esten lien avec le service d’HGE, assure une mission d'enseignement, de recherche (Fondation Imagine et Fondation Carpentier) et regroupe les activités d'endoscopie à visée diagnostique et thérapeutique dans les 2 spécialités: endoscopies du tube digestifs et endo bronchiques

Composition

* 1 cellule de programmationbasée au 5ème étage en lien avec les consultations d’HGE
* 1 structure d'accueil
* 7 salles d'examens
* 1HDJ

Equipe

Médicale: 1 chef de service (PUPH), 4 PH, 4 CCA, 5 internes
Paramédicale: 1 cadre supérieur de santé, 1 cadre de santé, 18 IDE, 7 AS, 2 ASH, 5 secrétaires
Le personnel paramédical est polyvalent sur le service d’HGE et oncologie digestive

Liaisons hiérarchiques directes(N+1) : coordinatrice des secrétaires médicales
Cadre supérieur de santé
Cadre de santé de proximité
Chef de service
CP DMU

Liaisons fonctionnelles:
Equipe médicale, paramédicale et administrative
Unité de programmation, ensemble des services et directions fonctionnelles

Vos missions

La programmation des examens est établie en lien avec le planning hebdomadaire des vacations d’endoscopie. Elle est soumise à une organisation de programmation définie dans un thésaurus validé et actualisé par l’équipe médicale. Elle est réalisée sur le logiciel DxPlanning / DxBloc.

L’activité est d’assurer la programmation des examens endoscopiques sous et sans anesthésie générale pour le plateau technique d’endoscopie digestive, la programmation des vidéo-capsules endoscopiques, de la motricité digestive (ph métrie et manométrie haute définition) et d’assurer la programmation des consultations de suivis pour le service d’HGE.

Générales

* Connaitre les modalités des différents circuits patients

- Circuit HDJ /HDS -J0*

- Circuit externe digestif et bronchique

- Circuit patient exploration du tube digestif et explorations fonctionnelles

- Circuit services cliniques

- Circuit PIH

* Programmation des RDV des examens sous AG en endoscopie bronchique et digestive
* Programmation et planification des patients en HDJ endoscopie et HDS HGE
* Programmation des RDV sur liste d’attente dans DxCare après validation médicale
* Programmation des patients dans les logiciels DxPlanning et DxBloc
* Gestion des dossiers endoscopie (préparation des dossiers, archives, consultation anesthésie)
* Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l’identito-vigilance
* Gestion du courrier postal, fax et mail (envoi des convocations et consentements)
* Communication avec le secrétariat du plateau technique d’endoscopie basé au 1er étage
* Etablir le programme opératoire hebdomadaire pour la réunion du mercredi
* Planification des rendez- vous consultation post endoscopie

Permanentes

* Consulter de la boîte mail et répondre aux mails quotidiennement
* Faire valider les demandes d’examens par le médecin responsable de la validation des demandes d’endoscopie
* Récupération des dossiers anesthésie tous les jours pour les HDJ
* Scanner les documents utiles à l’information médicale
* Intégration des documents médicaux dans le dossier informatisé du patient
* Suivi dossiers médicaux en lien avec la consultation d’anesthésie
* Participation au staff du vendredi 14h

Ponctuelles

* Participation à la rédaction de documents relatifs au domaine d’activité
* Accompagnement pédagogique
* Toute activité relevant de sa qualification et demandé par le cadre

ORGANISATION DE TRAVAIL

* 35h/semaine du lundi au vendredi selon une amplitude horaire de la plateforme de programmation
Remplacement de ses collègues selon une mutualisation préétablie selon l’organisation en lien avec le secrétariat du plateau technique Endoscopie
* Quotité de travail: 100 %
Profil recherché

QUALITES ET COMPETENCES

Qualités requises :
• Sens du travail en équipe, solidarité
• Ecoute active
• Disponibilité
• Empathie
• Courtoisie, sens des valeurs civiques

Compétences :
• Accueillir et orienter les personnes (patients /public)
• Renseigner dans la mesure de ses compétences et du secret professionnel
• Travailler en équipe / en réseau
• Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, des rendez vous
• Rédiger et mettre en forme des documents de diverses natures
• Utiliser les outils bureautiques, les différents logiciels métiers
• Hiérarchiser les activités selon l'urgence
• S‘exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes (verbalement de vive voix physiquement ou par téléphone)
• Définir /adapter et utiliser un plan de classement d'archivage, un système de gestion documentaire
• Identifier / analyser des situations d'urgence spécifiques à son domaine de compétence et définir les actions
• Evaluer les pratiques professionnelles dans son domaine de compétence
• Transmettre son savoir professionnel aux stagiaires

DIPLOMES ET OUTILS

Diplômes :
Baccalauréat de préférence spécialisé dans le domaine médical ou du secrétariat
Titre de secrétaire assistant médico-social
Expérience en milieu hospitalier souhaitée

Outils :
• Bureautique (*3)
• Vocabulaire médical (*3)
• Organisation/fonctionnement interne de l'établissement (*2)
• Droits des patients (*2)
• Technique d'accueil téléphonique (*2)
• Techniques de communication internet/intranet (*2)
• Droit hospitalier (*1)
* 1: Connaissances générales 2 : Connaissances détaillées 3 : Connaissances approfondies

GESTION DE LA PREVENTION DES RISQUES PROFESSIONNELS

Règlement intérieur de l'APHP

Selon le calendrier vaccinal en vigueur être à jour des vaccins obligatoires pour les personnels des établissements de santé.
Le médecin du travail déterminera les modalités de la surveillance médicale nécessaire sur ce poste, modalités auxquelles le titulaire du poste devra se conformer.

Risques professionnels liés à l'activité : Troubles Musculosquelettiques

Mesures de prévention prises face à ces risques : formation TMS et Bureautique

Schéma horaire
Jour
Temps de travail
7h30
Horaires de travail
7h30 selon amplitude horaire 9h-17h
Télétravail
Non
Vos avantages à l'AP-HP
Possibilité de logement temporaire à loyer attractif (soumis à conditions) Valorisation financière (primes diverses, intégration des mesures du Ségur de la Santé…) Places en crèche disponibles Self Possibilité de place de parking, politique sociale attractive (tarifs avantageux sur les loisirs, vacances…) (soumis à conditions) Remboursement à 75% du titre de transport Plateforme «Hoptisoins» : tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses…) Espace de détente dédié au personnel «Bulle»: activités sportives et culturelles gratuites variées (yoga, pilâtes, boxe…), salle de repos en libre accès Possibilité d’évolution, de promotion professionnelle et de formation au sein du GHU

Description de l'hôpital
Situé à Paris (15ème arrondissement), l'Hôpital européen Georges-Pompidou est reconnu pour son expertise des pathologies de l'adulte notamment dans les domaines cardiovasculaire et rénal, du cancer et des urgences. Il est doté de plateaux techniques complets et performants d'imagerie, de radiologie interventionnelle et de biologie et bénéficie d'une infrastructure moderne.
Référence de l'offre
2025-17736