Au sein de la Délégation Territoriale du Bas-Rhin, vos missions seront les suivantes :
- Secrétariat des responsables de pôles :- Assurer la constitution de fonds de dossiers et les tenir à disposition des responsables
- Aide à l’organisation de l’agenda des responsables
- Logistique diverse ponctuelle : réservation des billets de train et de véhicules de service
- Gestion de la commande de fournitures
- Gestion des réunions :- Organisation de réunions à enjeux stratégiques : préparation logistique, réservations de salle, invitations,…
- Rédaction du compte-rendu le cas échéant
- Soutien des équipes dans l’organisation des réunions, évènements, …
- Suivi des courriers entrants et sortant, et des délais de réponse
- Gestion des réquisitions/arrêtés
- Référente archives, classement et archivage
- Coordination et traitement de l’information interne et externe : gestion des appels téléphoniques et physique le cas échéant (oriente les usagers et les appels), gestion des courriers entrants et sortants (distribution/enregistrement et suivi des parapheurs)
- Gestion de la boîte de messagerie fonctionnelle
- Mise en forme de documents (notes, courriers, supports de présentation, …)
- Rédaction, le cas échéant, des relevés de décisions, des comptes rendus, des rapports, des courriers…
- Traitement des certificats de décès
- Gestion des annuaires : expertise, conseils, suivi et mise à jour des listes
- Rédaction et mise à jour de procédures
- Rédiger et mettre en page des documents juridiques (contrats, procès-verbaux et jugements)
- Rédiger et mettre en page des documents budgétaires,
- Secrétariat des médecins du pôle (Messagerie sécurisée, préparation de dossier, …)
- Suppléance ADELI (Enregistrement dans le répertoire national des professionnels de santé réglementés)
Vous savez :
- Rédiger
- Utiliser les outils bureautiques
Vous connaissez :
- Les règles de confidentialité
- Certains logiciels (FAST – Gestion du courrier)
Vous êtes :
- Organiser
- Réactif
- Autonome
- Doté d’un bon relationnel
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