Office manager (h / f)

Rejoignez une Fintech à fort potentiel, au cœur de l’innovation financière !

Chez CALIXYS, nous construisons l’avenir des logiciels financiers. Scale-up française en pleine croissance, nous développons des solutions SaaS de pointe pour automatiser la réconciliation des données financières (Cash, Securities, FX, Accounting…) et faciliter la certification des comptes.

Nos clients ? Des ETI, PME et grands groupes internationaux issus de secteurs variés (Banque, Assurance, Industrie, E-commerce, CIB…). Notre force ? Une équipe experte, une proximité client, et une technologie robuste adoptée sur plusieurs marchés.

Garant de la fluidité, de la rigueur et de l’efficacité de la gestion quotidienne administrative & RH de l’entreprise.

Nous cherchons bien plus qu’un(e) Office Manager : un(e) profil polyvalent pour un poste clé avec une vue à 360° sur l’organisation, sous la supervision directe du CEO.

Vos responsabilités :

Administratives et Comptables :

* Gérer les locaux et les prestataires (bailleurs, entretien, sécurité, etc.)
* Veiller à la bonne tenue des locaux et au respect des règles de vie, santé et sécurité
* Contribuer à la communication interne (événements, réunions, sensibilisation)
* Gérer les documents administratifs (classement, traitement, transmission)
* Suivre les relations fournisseurs : contrats, commandes de fournitures
* Organiser les déplacements professionnels
* Collecter, archiver et transmettre les pièces comptables au cabinet
* Mettre à jour l’échéancier des paiements et préparer les virements
* Suivre et lettrer les écritures comptables clients / fournisseurs sur Sellsy
* Facturation clients : créer les factures d’abonnement mensuels, bons de commande, tableaux de suivi, et relance clients en lien avec le pôle PS et Business
* Participer à la politique RH en lien avec la direction
* Élaborer les procédures RH et garantir leur conformité légale
* Superviser la gestion de la paie, contrats, absences en lien avec notre cabinet comptable
* Gérer les recrutements (sourcing, entretiens, onboarding)
* Suivre les entretiens annuels et plans d’action
* Mettre en place le plan de formation, relations avec l’OPCO, suivi administratif
* Assurer la bonne communication interne / externe RH
* Tenir à jour les dossiers du personnel et les registres réglementaires
* Mettre à jour le DUERP et suivre la conformité hygiène / sécurité

Profil recherché : un esprit structuré, autonome & rigoureux

* Bac+3 à Bac+5 en gestion PME, école de commerce
* Expérience de 3 à 7 ans sur un poste similaire, avec des responsabilités transverses (Office Manager, Responsable Administratif, Responsable RH dans une PME…).
* Une expérience en startup ou scale-up est un vrai plus : vous êtes à l’aise pour structurer, organiser, et prendre des initiatives sans dépendre d’une hiérarchie lourde.
* Une exposition au secteur tech ou logiciel est appréciée (avec une connaissance de la convention SYNTEC)
* Excellente gestion des priorités, sens du détail et rigueur dans le suivi administratif, RH et financier.
* Bonne compréhension des obligations légales RH, comptables et sociales.
* Capacité à piloter des prestataires, suivre des contrats, et gérer des projets transverses.
* Très bon relationnel : vous savez dialoguer aussi bien avec le CEO qu’avec les prestataires ou les collaborateurs.
* Discrétion, fiabilité, sens de la confidentialité.
* Capacité à structurer, formaliser et documenter les process.
* Vous êtes un(e) facilitateur(trice) dans l’équipe : orienté(e) solutions, moteur, engagé(e).
* Envie de contribuer activement à la structuration d’une entreprise en croissance.
* Volonté d’avoir un rôle central, en contact avec tous les métiers.
* Goût pour la polyvalence et les environnements où l’on apprend en continu.
* Appétence pour les sujets RH, administratifs, comptables, et la vie d’entreprise au sens large.

Ce que nous vous offrons : plus qu’un poste, une vraie place dans l’équipe

Vos avantages :

* Un environnement de travail bienveillant, moderne et stimulant
* Rémunération attractive selon profil (fixe + variable)
* Tickets restaurants, événements d’équipe, outils modernes
* Des responsabilités larges et transversales, un rôle à fort impact

Le processus de recrutement : rapide, clair et humain

* Call de découverte avec Sandra (Responsable Administratif et RH )
* Entretien visio avec Olivier (CEO)
* Entretien final dans nos locaux, pour se projeter concrètement ensemble


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