Un assistant ou une assistante de réception 12173-25

Détails de l'offre

Famille de métiers Architecture, bâtiment et logistique > Logistique et maintenance des moyens techniques Grade(s) recherché(s) Agent de maîtrise
Agent de maîtrise principal
Adjoint technique principal de 2ème classe
Adjoint technique principal de 1ère classe
Adjoint technique
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi en collaboration avec les chargés de coordination événementielles et d’autres assistants de gestion vous êtes en charge Missions / conditions d'exercice MISSION 1 : ORGANISATION, SUIVI ET COORDINATION SUR LE TERRAIN DES PRESTATIONS EVENEMENTIELLES





Contribuer et suivre la planification logistique des événements et des prestations associées



Assurer la mise en place et la bonne exécution des prestations :

Préparer et acheminer en amont le matériel nécessaire aux prestations

Superviser et contrôler le travail des prestataires sur le terrain

Contrôler l’application des normes HACCP et le respect de la chaîne du froid



Assurer les permanences sur le terrain lors des événements en fonction du planning événementiel



Gérer les stocks des produits, biens et fournitures :

Réceptionner et contrôler la conformité des livraisons de denrées, matériels et fournitures

Mettre à jour le tableau de suivi des stocks

Entretenir et assurer la propreté et le bon état des espaces de réception, de stockage et des cuisines





MISSION 2 : GESTION DES COMMANDES DE COMPOSITIONS FLORALES, GERBES ET BOUQUETS



Commander et réceptionner des compositions florales, centres de table et motifs buffet auprès d’un prestataire dédié selon les besoins du planning événementiel, en veillant au respect des procédures comptables en vigueur à la Région

Installer/désinstaller les compositions dans les espaces prévus pour les événements et activités régionales

Assurer l’entretien régulier des compositions florales pour maintenir leur qualité esthétique et leur durabilité



Commander des gerbes et des bouquets auprès d’un prestataire dédié selon les demandes protocolaires (commémorations, obsèques, etc.) en veillant au respect des procédures comptables en vigueur à la Région



Assurer le relationnel avec les prestataires

Renseigner les outils de suivi de commande et d’activité





MISSION 3 : GERER LES DEMANDES DES UTILISATEURS ET LE SUIVI ADMINISTRATIF



En soutien et suppléance des collègues agents de réception et en coordination avec les chargés de coordination événementielle :

Réceptionner, traiter et diffuser les informations reçues via la boîte mail générique

Recevoir et orienter les demandes des utilisateurs



Participer à l’organisation administrative des prestations :

Réaliser les commandes auprès du prestataire de restauration protocolaire et du room-service, en fonction des demandes événementielles et des utilisateurs

Solliciter des devis auprès des traiteurs et différents fournisseurs, en adaptant les demandes aux besoins identifiés pour chaque événement



Contribuer à l’organisation administrative des prestations

Intégrer les informations relatives aux réservations et prestations dans le calendrier du service et veiller à sa mise à jour quotidienne

Mettre à jour quotidiennement les tableaux de bord des prestations

Trier, classer et archiver les documents et dossiers liés aux prestations





MISSION 4 : MISSIONS SECONDAIRES

Assurer l’appui aux autres équipes du service à la demande de la cheffe de service et de son adjointe



Participer à la rédaction et à l’évolution des process du service et à l’expression de besoin en décorations florales (pour la passation de marché)

Participer aux groupes de travail de la direction et du pôle Profils recherchés Maîtrise d’Outlook

Excel et Word

Fonctionnement de la fonction publique territoriale

Grands principes comptables de la fonction publique

Notions en commande publique appréciée

Appétence pour l’entretien des plantes et fleurs

Travail en équipe
Rigueur, autonomie et sens de l'organisation
Discrétion et diplomatie