Assitante d'élus (h/f)

Le département recrute au au sein du Secrétariat général,

Sous la responsabilité du secrétaire général adjoint, vous serez en charge de la gestion des contacts internes et externes de plusieurs élus. A ce titre, vous assistez les élus et assurez leur secrétariat.

Vous avez en charge le suivi des dossiers transversaux en coordination avec les directions/services concernés par les thématiques portées par les élus, du courrier et des interventions des élus.
-Organiser et coordonner l'activité des élus
- Effectuer l'accueil téléphonique et physique des visiteurs internes et externes des élus
- Tenir les agendas des élus
- Organiser les rendez-vous, réunions avec des partenaires multiples et manifestations des élus (convocations réservations de salles, intendance), préparer les dossiers en sollicitant les directions concernées et rédiger les comptes rendus
- Suivre et diffuser le courrier des élus (tri, hiérarchisation selon leur importance, enregistrement, distribution, suivi des délais de réponse recueil des visas et des signatures, expédition, classement et archivage des documents)
- Instruire les courriers d'intérêt général pour les élus
- Gérer les invitations diverses des élus et les représentations en lien avec le secrétariat du Président
- Effectuer les activités et travaux de secrétariat : saisie, mise en forme de documents, préparer les réponses aux courriers simples.
- Gérer le circuit des parapheurs,
- Assurer une veille des informations publiées dans la presse et se tenir en permanence informé des sujets d'actualité concernant le champ de compétence des commissions
- Organiser et suivre les déplacements des élus (réservation transports, déjeuner et hébergement)
- Assurer la fonction de correspondant des moyens généraux (appui logistique et informatique)
- Organiser le classement et l'archivage des documents des élus
- Assurer le suivi et l'organisation du travail des commissions

-Contribuer à l'organisation du service
- Contribuer à la conception et l'évolution des procédures communes à l'ensemble de l'équipe du service.
- Assurer le remplacement des autres assistantes en leur absence en prenant en charge le secrétariat de plusieurs élus.

Savoir faire et savoir être :
Connaître le paysage politique et institutionnel ou avoir la volonté de l'acquérir, avoir une certaine connaissance et de l'intérêt pour le domaine de la commission concernée
Diplomatie et courtoisie pour accueillir tous types de publics.
Capacité à identifier, évaluer l'urgence et l'importance de l'appel et gérer la demande
Capacité à rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations

Poste basé en centre ville de Quimper à la maison du département