L’assistant.e sera rattaché.e au secrétariat général de l'alliance, placé auprès de la présidence de l’université Paris 8. Le secrétariat général est l’organe de coordination générale de l’alliance ERUA. Il veille à la bonne mise en œuvre des activités de l’alliance et porte sa vision stratégique
L’assistant.e travaillera étroitement avec la secrétaire générale et avec l'équipe coordinatrice du projet ERUA à Paris 8. Il/Elle aura pour mission principale de soutenir toutes les questions administratives et organisationnelles du secrétariat général d’ERUA.
Principales activités :
Ø Gestion de l’agenda de la secrétaire générale
Ø Organisation et suivi des déplacements de l’équipe du secrétariat général (réservations, ordres de mission, etc.)
Ø Rédaction, mise en forme, enregistrement et suivi de documents (courriers, tableaux, documents de synthèse, comptes rendus de réunions, etc.) du secrétariat général
Ø Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) du secrétariat général et de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques, etc.) : gestion et réservation des salles de réunion, commandes auprès de fournisseurs externes, gestion des invitations, etc.
Ø Communication régulière avec les membres de l'alliance
Ø Suivi du budget du secrétariat général (suivi de l’état des dépenses, engagements, attestation de service fait, etc.) en étroite coordination avec le service des relations et de la coopération internationale
Ø Organiser, alimenter et mettre à jour les bases de données, notamment les listes de diffusion, contacts, abonnements divers, etc.
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