Assistant de direction h/f

RESPONSABILITÉS :

TACHES GENERALES :
- Gestion du courrier, des mails et des appels de la Direction Générale (enregistrement, traitement et suivi).
- Gestion des agendas.
- Préparation des dossiers de réunions pour les directeurs.
- Elaboration de courriers, notes de service, diaporamas.
- Suivi du tableau de bord des enquêtes, courriers appelant une réponse.
- Suivi du classement informatique et papier.
- Demande de prestations en lien avec le service restauration.
- Recherche documentaire, reproduction et diffusion de documents.
- Elaboration des bons GMAO.
- Réservations de la salle de réunion 1 et de la salle des instances.
- Elaboration des dossiers de demande et de renouvellement d'autorisation et assimilés.
- Tenue et suivi du calendrier des autorisations.
- Suivi des délégations de signature.
- Suivi et classement des conventions.
- Suivi Octime.
- Suivi des présences et élaboration du planning des congés de l'équipe de direction.
- Elaboration et mise à jour du calendrier des astreintes administratives de l'équipe de direction.
- Suivi administratif des dossiers de notation annuelle de l'équipe de direction.
- Organisation et préparation des réunions :
o Du projet populationnel et environnemental.
o Du projet d'établissement.

INSTANCES :
- Elaboration du calendrier annuel des instances.

- Secrétariat des instances suivantes (préparation, envoi des dossiers, présence en séance, compte-rendu, délibérations) :
o Conseil de surveillance : 4 réunions par an
o Directoire : 11 réunions par an
o Conférence Inter-Pôle : 4 réunions par an
o Réunions des cadres non soignants : 4 réunions par an
o Comité Stratégique du GHT : 3 réunions par an
o Instance mutualisée du GHT en alternance avec les autres directions concernées : 1 réunion par an

PROFIL RECHERCHÉ :

• Maîtrise des outils bureautiques, notamment Microsoft Office et des logiciels de gestion administrative.
• Excellentes compétences en communication écrite et orale.
• Capacité à établir et maintenir des relations professionnelles positives.
• Autonomie et sens de l'initiative.
• Discrétion et respect de la confidentialité
• Formation et Certifications
Un diplôme en administration, gestion ou un domaine connexe est requis.