Poste de secrétaire à 50% dans un établissement scolaire.
MISSIONS:
- exécuter des actes administratifs courants ;
- recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information
nécessaire au fonctionnement de l'établissement ;
- utiliser les outils numériques ;
- réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier ;
- accueillir, informer et orienter les personnels et les usagers internes et externes de l'établissement ;
- classer et archiver les documents et informations ;
- assurer l'accueil physique et téléphonique et par courriel ;
- fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes ;
- gérer la planification collective, les agendas, les déplacements et l'organisation des réunions de service.
CONNAISSANCES, SAVOIR
- Notions de base des techniques de communication
orale et écrite. Connaissance générale des techniques de
secrétariat
- Connaissance générale du fonctionnement de
l'éducation nationale
- Connaissance de l'organisation générale et le
fonctionnement de l'établissement et de ses composantes.
SAVOIR FAIRE
- S'exprimer oralement ou par écrit ;
- Utiliser les modes de communication écrites ou orales
(électronique, téléphones, ..) ;
- Utiliser les outils bureautiques ;
- Appliquer la réglementation applicable au domaine et
respecter les procédures ;
- Trier, hiérarchiser et classer les informations ;
- Analyser et gérer les demandes d'information ;
- Gérer la confidentialité des informations et des
données ;
- Travailler en équipe et en relation partenariale ;
- Prendre et rédiger des notes, documents de tous
ordres ;
- Enregistrer les messages et rendre compte.
SAVOIR ETRE
- Assiduité et ponctualité ;
- Conscience professionnelle, loyauté;
- Devoir de réserve et du secret professionnel.
Experience: 2 An(s)
Compétences: Gestion administrative du courrier,Planning du personnel,Assurer un accueil téléphonique
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Administration publique (tutelle) de la santé, de la formation, de la culture et des services sociaux, autre que sécurité sociale
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
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