Agent administratif h/f

La Fondation de la maison du Diaconat de Mulhouse est présente dans les secteurs sanitaire, social, médico-social et dans la formation. Elle compte 40 établissements en Alsace et regroupe plus de 3 700 collaborateurs.
Notre Fondation place le mieux-être de la personne au cœur de ses prises en charge et le bien-être de ses salariés au cœur de sa politique RH. Un encadrement de qualité, un environnement de travail en constante amélioration et une politique sociale avantageuse participeront à votre intégration et à votre épanouissement dans votre nouveau cadre professionnel.
Nous recherchons pour l'association AppuiSolidarités basée à Mulhouse dans le Haut-Rhin, un :
Agent administratif h/f
CDD (2 mois) - Temps partiel (80%)
Service :
AppuiSolidarités - Secteur asile et réfugiés (SIR/CPH/PRR)
AppuiSolidarités, Pôle Social de la Fondation de la Maison du Diaconat de Mulhouse, accompagne les personnes isolées, familles, enfants et jeunes en situation de vulnérabilité sociale, dans le but de les aider à la mise en œuvre de leur projet de vie.
Les acteurs d'AppuiSolidarités développent leurs pratiques sur des principes éthiques et déontologiques relatifs à la prise en compte des forces et des expériences des personnes dans l'accompagnement psychosocial, dans une visée d'émancipation de la personne.

Vos missions :
Tâches administratives :

- Gestion et suivi administratif des documents institutionnels relatifs aux personnes accompagnées et au service : préparation de dossiers, rédaction, mise en forme documents, classement, suivi de paiements, etc.
- Participation à la conception d'outils de gestion des activités ainsi qu'à leur alimentation
- Gestion de caisse
- Suivi et Extraction de statistiques liés à l'activité du service
- Mise à jour des bases de données, des fichiers, et du logiciel RH, suivi des absences
- Opérations classiques de secrétariat : Photocopies, scans, archivage, gestion courrier, affichage, etc.
- Gestion des commandes et d'achats validés par la cheffe de service
- Pointage des factures afférentes au fonctionnement du site
- Gestion du planning des salles de réunion
- Veille du respect des règles, contrats et chartes qui régissent les rapports entre les usagers et l'institution,
- Collaboration au travail d'équipe et à la cohésion associative
Tâches liées à l'accueil :

- Ouverture des locaux,
- Accueil et orientation des personnes se présentant à l'accueil
- Répondre au téléphone, transférer les appels, prise et transmission de messages,
- Assurer la circulation des informations liées au service.
- Gestion et prise de rendez-vous
Rythme de travail :

- 28h
- sur 4 jours ou sur 5 jours à répartir du lundi au vendredi
Profil :
Formation :

- Vous êtes titulaire d'un BTS Assistant(e) Manager ou assistant(e) de gestion PME-PMI.
- Vous êtes titulaire du permis B.
- Vous avez des notions d'anglais
Comportement professionnel :

- Sens de l'accueil et capacités relationnelles
- Intérêt pour le public étranger sous protection internationale.
- Ouverture à l'interculturalité.
- Maîtrise de normes rédactionnelles, des outils bureautiques (pack office) et de communication (Internet, outlook, )
- Maîtrise de la construction d'outils de reporting et de tableaux de bord
- Avoir le sens de la discrétion et confidentialité,
- Travailler en équipe,
- Savoir s'adapter à des situations de changement,
- Avoir une approche positive des personnes
- Savoir organiser son travail et rendre compte de son activité à sa hiérarchie.
Nous attendons avec impatience de recevoir vos candidatures et de travailler avec des professionnels talentueux et engagés pour renforcer notre équipe.
Nous rejoindre, c'est :

- Bénéficier d'un tutorat personnalisé et adapté à vos besoins, dès le 1er jour ;
- Disposer de matériel et d'équipements pour assurer vos missions ;
- Avoir la possibilité d'évoluer grâce à notre accompagnement dans la promotion professionnelle.

Faire partie d'un groupe d'envergure régionale comme la Fondation, c'est aussi la sécurité de l'emploi, des possibilités de mobilité interne et d'évolution de carrière.

Les avantages que nous vous proposons :

- Rémunération comprise entre 2.100 € et 3.152 € brut en fonction des qualifications et de l'expérience
- La progression de l'ancienneté selon la convention collective CHRS : système d'échelon avec une progression qui se fait entre 1 an et 4 ans.
- Une indemnité de sujétion spéciale égale à 9,21 % du salaire brut indiciaire est attribuée à tous les salariés bénéficiaires de la convention collective CHRS à l'exception des cadres.
- Prime de tutorat : pour tous les professionnels maîtres d'apprentissage à hauteur de 100€ bruts par mois.
- Prime Ségur : tous les professionnels à hauteur de 238€ bruts par mois pour un équivalent plein.
- 30 jours ouvrables de congés payés
- Congés supplémentaires (9 jours ouvrés de congés trimestriels)
- Congés évènements familiaux (mariages, pacs, naissances, décès)
- Récupération des jours fériés tombant sur le week-end
- 2 jours fériés supplémentaires droit local (26 décembre et vendredi saint)
- Meilleur régime de remboursement en frais de santé - assurance maladie locale et complémentaire
- CSE (Cartes cadeaux et participations financières)
- Médailles du travail
- Couverture Assurance pour maintien de salaire et rente en cas de maladie, d'accident ou versement d'un capital décès aux ayants droits.
- La Fondation vous assure en responsabilité civile professionnelle dans le cadre de l'exercice de votre activité ce qui ne nécessite donc pas d'adhérer à un contrat professionnel à votre charge
- Avantages logements (prêt à taux préférentiel, avance de caution, service de courtage)
- Parking gratuit
- Environnement professionnel stable, humain et porteur de sens
- Participation aux frais de transport en commun à hauteur de 50% des frais engagés.

Poste basé à Mulhouse.
Poste à pourvoir à compter du 1er septembre 2025, en CDD (2 mois), à temps partiel (80%).

Vous vous mettez au service des autres, nous nous mettons à votre service !

Merci d'adresser votre dossier de candidature (CV et lettre de motivation adaptée aux particularités et attentes du poste) à l'attention de Madame Anne Pegeot.