Assistant·e de direction h/f

Groupe SOS Solidarités est un acteur majeur du secteur social et médico-social en France : handicap, addictions, asile et intégration, inclusion professionnelle, habitat et santé, Justice, Santé des femmes, santé communautaire C'est notamment le 1er gestionnaire associatif d'établissements de soins avec hébergement temporaire, et le 2e acteur associatif de la lutte contre les addictions.

Sa mission : apporter des réponses concrètes et innovantes aux enjeux de solidarités, en accompagnant inconditionnellement les publics dans leur autonomie, pour faire en sorte que personne ne soit au bout de son histoire, aujourd'hui comme demain.

Groupe SOS Solidarités est une association du Groupe SOS. Rejoindre le Groupe SOS, c'est choisir un métier qui a du sens, dans une grande organisation non lucrative qui agit pour le vivre-ensemble, en France et dans le monde. Il se distingue par son audace, son approche entrepreneuriale et l'engagement de ses 22 000 employé.e.s face aux défis sociaux et environnementaux.

Employeur engagé, le Groupe SOS défend l'accès à l'emploi pour toutes et tous, indépendamment de l'origine, du genre, de l'orientation sexuelle, de la religion, du handicap ou du parcours de vie. Il valorise et soutient les métiers essentiels à la cohésion sociale, contribuant ainsi à un avenir plus inclusif et durable. Le CAPSE accueille des personnes majeures en situation d'exil, sans condition de ressources et quel que soit leur statut administratif, dès lors qu'elles en émettent le souhait et qu'elles sont orientées par un professionnel du secteur social, associatif, judicaire, scolaire ou de la santé.
Le poste d'assistant.e de direction est placé directement sous la responsabilité de la direction de l'établissement.
Mission générale :
L'assistant.e de direction est amené.e à gérer les tâches administratives et RH courantes qui concernent directement l'établissement.
Elle/il a un rôle d'organisation sur les aspects RH, de comptabilité, et les relations avec les fournisseurs.
Comptabilité
Tenue de la caisse, contrôle mensuel avec le supérieur hiérarchique pour validation avant envoi à la comptabilité, dépôt des chèques à encaisser à la banque, préparation des espèces à déposer
Suivi des factures à payer, saisie des virements pour validation par la direction, rédaction des BED ainsi que des chèques
Copie et classement des documents comptables avant envoi au GIE
Transmission des documents comptables au GIE Alliance Gestion via Teams chaque fin de semaine accompagné des matrices
Participation à la clôture comptable en fin d'année
Suivi des dépenses mensuelles
Suivi administratif du FAMI (Fonds Asile Migration Intégration)
Collecte, classement et mise à jour des pièces justificatives (attestations, listes d'émargement, preuves de présence, rapports d'activité) ;
Suivi des dépenses liées au projet FAMI (prestations, fournitures, salaires affectés) ;
Élaboration et transmission des pièces justificatives et tableaux de suivi aux financeurs ;
Contribution aux bilans
Gestion RH
Gestion de la procédure d'arrivée : rédaction des contrats de travail uniquement pour les salariés non-cadres, collecte des pièces justificatives, constitution du dossier du personnel, déclaration à l'URSSAF, inscription à la mutuelle, transmission des éléments au service paie, saisie du salarié dans HRA, demande des codes informatiques, etc.
Gestion quotidienne : gestion de la demande de congés, saisie des absences dans HRA, transmission des arrêts maladie au service RH, déclaration des accidents du travail, suivi et prise de RDV pour les visites médicales, envoi des éléments variables de paie, réalisation du bilan social de fin d'année, gestion des dossiers du personnel, etc.
Gestion de la procédure de sortie : demande du STC, gestion de la fin de contrat, sortie du salarié dans le logiciel HRA, etc.
Gestion administrative
Rédaction de courriers administratifs, notes, rapports, comptes-rendus à la demande de la direction de l'établissement
Constitution des déclarations à la MAIF et suivi des éventuels dossiers de sinistres
Classement des dossiers, archivage et gestion des archives
Commande des fournitures, outils de travail pour le personnel, gestion prévisionnelle des stocks
Assurer les réceptions des commandes
Réception et traitement du courrier reçu