Vos missions :
Rattaché.e à la Responsable Régionale Solaire, vous assurez l'assistanat des équipes développement (solaire, éolien, cellule marché ou stockage).
Gestion administrative pour l'agence :
Accueil et gestion des visiteurs
Réception, enregistrement et diffusion du courrier et des fax
Services généraux de l'agence, en coordination avec le Gestionnaire des Services Généraux du siège*
La prise en charge des « services généraux est gérée différemment à Paris, Avignon et dans les autres agences. Cette mission sera donc adaptée au cas par cas.
Assistanat général des équipes Projets Développement (solaire, éolien, cellule marché ou stockage) :
Organisation des déplacements, voyages
Organisation (publipostage) de réunions et visites de sites
Secrétariat général, courriers, scan, reprographie, fax, archivage
Coordination des besoins en fournitures pour le bâtiment et SAV (photocopieuse), Matériel de prêt
Toute autre activité d'assistanat, liée à l'activité de la direction des projets
Assistanat des Projets Solaires et Éoliens ou Stockage ou cellule marché :
Assistanat général, courriers, scan, reprographie, fax
Suivi des démarches administratives liées au développement
Constitution des demandes : frappe et envoi des courriers
Obtention des cartes auprès du service cartographie pour demande de servitudes ;
Traitement des données propriétaires / exploitants/parcelles
Obtention des documents de référence : cadastre, relevés de propriété, etc.
Gestion des demandes de levées de servitudes
Suivi, mise à jour et gestion des bases de données (autorisations administratives et BD Foncier .)
Constitution et gestion des dossiers d'opération
Rédaction/ envoi aux notaires, propriétaires, exploitants, élus locaux, des documents liés à la maîtrise foncière
Gestion documentaire de la data room foncière et administratives (attestations de non-recours .)
Gestion des constats d'affichage :
Identification des communes concernées
Identification des huissiers compétents, consultation et commandes des missions de constat
Organisation et vérification des affichages en mairies et sur sites, avant constat
Obtention des constats et mise à disposition aux équipes projets
Assistance pour la préparation et le montage des dossiers :
Suivi reproduction des pièces nécessaire à la demande d'exploiter (devis et suivi)
Dossiers ICPE (devis et suivi de la reproduction des dossiers)
Suivi des workflows internes
Suivi des boucles de validation
Autres demandes administratives
Assistance au reporting de l'activité mensuelle des équipes développement
Constitution et mise à jour des mailings list nécessaire à la communication vers les parties prenantes
Suivi des envois des mailings externes (envoi)
Gestion des tableaux et des fiches de suivi d'activité
Archivages et classements des dossiers
Relecture des documents
Création et approvisionnement des datarooms
Mise en forme des dossiers de candidature à des appels d'offre
HSE :
Contribution à la culture Santé, Sécurité et Environnement de l'entreprise via :
Réalisation du travail dans le respect des mesures de prévention mises en place au sein de l'entreprise et reprises notamment dans le Document Unique, les Politiques Santé, Sécurité et Environnement, procédures, modes opératoires et guides
Déclaration de tout événement ou situation pouvant représenter un danger pour les personnes y compris collègues et prestataires et/ou l'environnement
Participation aux événements de formations et de sensibilisations traitant de ces thématiques
Qualité :
Respect et mise en œuvre de la politique d'entreprise et des procédures qualité
Participation à la mise à jour des documents du système de management de la qualité
Déclaration des non-conformités et participation à la mise en place d'actions correctives
Participation
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