Rattaché·e au Directeur d'exploitation du pôle Affichage, vous avez pour mission d'optimiser la gestion administrative des activités d'affichage (courte et longue conservation) et de contribuer à la performance globale du service par une organisation rigoureuse, un suivi précis et une coordination efficace des différents intervenants. Vos missions Gestion administrative et facturation - Assurer la bonne gestion administrative de l'activité courante de l'entreprise. - Gérer la facturation : élaboration des devis, création et émission des factures. - Assurer le recouvrement et le suivi des paiements. - Gérer les encaissements (tous modes de paiement). - Contrôler le calcul des commissions des commerciaux. Gestion des baux et du parc d'affichage - Créer les documents administratifs liés à l'exploitation du parc de panneaux : contrats et avenants de location, baux de location d'emplacement. - Constituer et transmettre les dossiers de baux. - Assurer la veille et le suivi des baux, de leur mise en place à leur fin. - Suivre les impressions de panneaux et les bouclages. - Veiller à la conformité réglementaire de l'implantation des dispositifs d'affichage. - Gérer les relations avec les autorités de tutelle de l'activité d'affichage. Relations clients, fournisseurs et partenaires - Assurer la relation avec les clients, fournisseurs et bailleurs. - Être l'interlocuteur·rice privilégié·e de la filiale SIGMA (devis, chantiers récurrents). - Gérer la relation avec les prestataires infographistes. - Garantir la complétude des dossiers clients et le respect des procédures de classement (informatique et papier). Suivi d'activité, reporting et organisation - Alimenter et suivre les reportings et bases de données d'activité. - Mettre à jour les tarifs applicables sur l'année. - Mettre en place ou améliorer la gestion de l'entreprise via les outils informatiques et logiciels dédiés. - Assurer le classement et l'archivage à intervalles réguliers. - Gérer les imprévus liés au poste et proposer des solutions. Support commercial et coordination des campagnes - Collaborer sur la partie commerciale (mailings). - Assurer le suivi du matériel nécessaire à l'entretien et au développement du parc d'affichage. - Traiter les mails et demandes diverses. - Rédiger les courriers de résolution de litiges clients / fournisseurs / intervenants.
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