Responsable cellule administrative et financière (f/h)

Responsable cellule administrative et financière (F/H)

La collectivité et la direction d'accueil

Avec près de 2 000 agents et 200 métiers, le Département de la Haute-Vienne est l’un des premiers employeurs publics du territoire. Nos missions couvrent des domaines variés tels que le social, la petite enfance, les collèges, les routes départementales, l'aménagement du territoire ou la culture et offrent ainsi de nombreuses opportunités de recrutement et d’évolution.

Employeur responsable, nous œuvrons à ce que notre politique recrutement reflète la richesse et la diversité de notre territoire.

La Maison du département Est, dont le siège se situe à Châteauneuf-la-Forêt, exerce des missions dans les domaines suivants :

- la gestion des routes départementales du territoire de la MDD ;

- la maintenance et les grosses réparations du patrimoine bâti du Conseil départemental (collège, MDD techniques et sociales, antennes techniques et sociales, centre d’exploitation).

La Maison du département Est est composée de 61 agents, et elle regroupe les antennes techniques d’Eymoutiers et de Saint-Germain-les-Belles.

Les antennes techniques ont pour mission :

► d’assurer la surveillance, la maintenance et l’entretien du réseau routier. Pour cela, elles conduisent les chantiers routiers, elles réalisent des travaux en régie et des travaux d’entretien ou d’exploitation de la route. Elles assurent la gestion du domaine public (riverains, concessionnaires, …) ;

► d’intervenir dans les opérations de maintenance des bâtiments du Département.

Description

Placé(e) sous l'autorité hiérarchique du Directeur de la Maison du département, vous assurerez l’animation de l’équipe administrative et financière de la Maison du département.

Activités du poste

Au titre de votre activité principale :

Assurer la gestion administrative et financière, les marchés et la commande publique :

- Centraliser le suivi financier et comptable de la MDD (thématiques routes et bâtiments),

- Rédiger les pièces administratives des marchés et des courriers et rapports correspondants, gérer les procédures de consultation et coordonner les procédures d’achat,

- Coordonner la gestion administrative et comptable des marchés,

- Préparer et relire les documents de la Maison du département (présentation, forme et orthographe),

- Organiser le suivi de tableaux de bord,

- Animer hiérarchiquement la cellule administrative (assistantes comptable et administrative),

- Superviser et coordonner les activités des assistantes administratives et comptables.

Au titre de votre activité secondaire :

- Assurer le suivi comptable et le secrétariat de la MDD

- Contrôler les pièces agrafées aux dépenses (vérification, suivi, préparation des dossiers et transmission),

- Assurer la continuité des engagements, certifications, liquidations et des états liquidatifs de recette,

- Suivre et saisir les marchés publics, avenants et actes spéciaux du service dans les logiciels,

- Centraliser le suivi comptable de la MDD,

- Participer à la logistique de la MDD,

- Assurer la continuité de l’accueil physique et téléphonique de la MDD,

- Être la personne référente dans l’utilisation de logiciels métiers (horoquartz, …),

- Être le correspondant archives,

- Être le relais RGPD,

- Assurer la continuité des activités comptables et secrétariats sur l’ensemble des services administratifs de la MDD.

Compétences et qualités requises

Savoirs :

Parfaite connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales, des procédures et circuits hiérarchique,

Parfaite connaissance des procédures budgétaires, des règles de la comptabilité publique et de la commande publique.

Savoir-faire :

Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels métier,

Qualités d’organisation, de rigueur et d’adaptation,

Sens du travail en équipe et en transversalité,

Aptitude à l’encadrement,

Qualités rédactionnelles,

Rigueur dans le suivi des dossiers,

Respect des procédures validées par l’institution.

Savoir-être :

Qualité d’écoute et de discrétion,

Qualité relationnelle,

Rigueur et autonomie,

Disponibilité et réactivité face aux demandes de travail en urgence,

Loyauté institutionnelle.

Conditions d'exercice/Avantages

Poste à temps complet 39H30/semaine

25 jours de congés + 29 jours de RTT par an

Télétravail possible en fonction du métier

Expérimentation en cours de la semaine en 4 jours

Titres restaurant d’une valeur de 7,50 € avec une participation de 4,50 € de l’employeur

Action sociale et comité des œuvres sociales

Participation élevée aux abonnements de transport en commun et forfait mobilité durable

Politique RH active (formations, qualité de vie au travail…)

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