Description du poste
En qualité d'assistante administratif.ve, vos missions principales seront les suivantes :
Appui au pilotage de l'activité :
1. La préparation et le suivi des dossiers du manager,
2. La formalisation synthétique des Comptes-rendus (dont le relevé de décisions) de réunion,
3. L'organisation logistique des réunions, des plannings individuels - collectifs, ainsi que des dossiers d'entreprises,
4. La réalisation de mailings, la gestion logistique de colloques ou réunions partenariales,
5. La mise en forme de documents, la mise à jour de données liées à la sectorisation des agents de secteurs (préventeurs - membres de l'équipe).
6. Le tri du courrier, archivage
7. Le traitement de mails
Appui au fonctionnement du groupe :
8. L'accueil des entreprises extérieures (téléphoniques et physique),
9. La prise en charge des courriers entrants et sortants et suivi de leurs échéances,
10. La gestion des différentes demandes entrantes (invitations CSSCT, demande d'incitations financières, …),
11. L'archivage et la gestion des données dématérialisées des équipes,
12. L'appui aux équipes pour l'intégration - découverte de la CARSAT des nouveaux embauchés (livret d'accueil, formation aux outils informatiques : notes de frais Notilus, outil de gestion RH Sirhius, portail interne et arborescence de partage collectif de l'information, traçabilité des interventions de l'équipe en entreprises via l'outil métier AGAPREV, …),
13. La gestion et le suivi des poses de congés dans les délais impartis,
14. Le suivi et la commande de fournitures.
15. Appui au collectif des gestionnaires administratifs des équipes du service :
16. L'appui administratif transversal au sein du service, l'entraide en secrétariat sur les autres territoires (pour pallier les absences).
Profil recherché
Vos compétences
17. Maîtrise des outils bureautiques
18. Sens de l'organisation et rigueur
19. Bonnes capacités rédactionnelles et de communication
20. Discrétion, devoir de réserve, neutralité
21. Autonomie, réactivité et initiative
22. Analyse et esprit de synthèse
23. Polyvalence, adaptabilité et travail/esprit d'équipe
Informations complémentaires
Processus de recrutement
Le processus de recrutement se déroulera de la façon suivante :
- Sélection sur CV et lettre de motivation du 15/07/ au 05/08/
- Entretien de motivation en présentiel la semaine du 11/08/
Eléments administratifs
24. Nature du contrat : Contrat à Durée Déterminée
25. Durée : 6 mois
26. Contrat : 35h hebdo, du lundi au vendredi
27. Niveau et coefficient : poste de niveau 4 - Coefficient
28. Rémunération : 2 ,88 € brut mensuel
29. Localisation : Lyon
30. Prise de poste le 02/09/
Avantages
31. Horaire variable
32. Tickets restaurants : 11,52 € prise en charge à 60% par l'employeur
33. Participation transports : 75%
34. CSE
Horaire variable :
Vous bénéficierez de l'horaire variable dans le respect des contraintes inhérentes au fonctionnement du Service.
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