Description du poste
En qualité d'assistante administratif.ve, vos missions principales seront les suivantes :
Appui au pilotage de l'activité :
1. La préparation et le suivi des dossiers du manager,
2. La formalisation synthétique des Comptes-rendus (dont le relevé de décisions) de réunion,
3. L'organisation logistique des réunions, des plannings individuels - collectifs, ainsi que des dossiers d'entreprises,
4. La réalisation de mailings, la gestion logistique de colloques ou réunions partenariales,
5. La mise en forme de documents, la mise à jour de données liées à la sectorisation des agents de secteurs (préventeurs - membres de l'équipe).
6. Le tri du courrier, archivage
7. Le traitement de mails
Appui au fonctionnement du groupe :
8. L'accueil des entreprises extérieures (téléphoniques et physique),
9. La prise en charge des courriers entrants et sortants et suivi de leurs échéances,
10. La gestion des différentes demandes entrantes (invitations CSSCT, demande d'incitations financières, …),
11. L'archivage et la gestion des données dématérialisées des équipes,
12. L'appui aux équipes pour l'intégration - découverte de la CARSAT des nouveaux embauchés (livret d'accueil, formation aux outils informatiques : notes de frais Notilus, outil de gestion RH Sirhius, portail interne et arborescence de partage collectif de l'information, traçabilité des interventions de l'équipe en entreprises via l'outil métier AGAPREV, …),
13. La gestion et le suivi des poses de congés dans les délais impartis,
14. Le suivi et la commande de fournitures.
15. Appui au collectif des gestionnaires administratifs des équipes du service :
16. L'appui administratif transversal au sein du service, l'entraide en secrétariat sur les autres territoires (pour pallier les absences).
Profil recherché
Vos compétences
Profil et compétences
17. Maîtrise des outils bureautiques
18. Sens de l'organisation et rigueur
19. Bonnes capacités rédactionnelles et de communication
20. Discrétion, devoir de réserve, neutralité
21. Autonomie, réactivité et initiative
22. Analyse et esprit de synthèse
23. Polyvalence, adaptabilité et travail/esprit d'équipe
Informations complémentaires
Le processus de recrutement se déroulera de la façon suivante :
- Sélection sur CV et lettre de motivation
- Test de mise en situation professionnelle en distancielle le 13/11
- Entretiens de motivation le 18/11 ou le 20/11 après-midi à Lyon 3, pour les candidats sélectionnés
Eléments administratifs
24. Nature du contrat : Contrat à Durée Indéterminée
25. Contrat : 39h hebdo, du lundi au vendredi
26. Niveau et coefficient : poste de niveau 4 A- Coefficient
27. Rémunération : 2 .88 € brut mensuel sur 14 mois soit 28 .31€ brut annuel
28. Localisation : Lyon 3ème - Aubigny
29. Prise de poste souhaitée au 02/12/
Avantages :
30. Contrat 39h + 20 jours de RTT ou 36h + 3 jours de RTT
31. Horaire variable
32. Intéressement
33. Tickets restaurants: 11.52€
34. Participation aux transports : 75%
35. CSE
36. Mutuelle d'entreprise
Télétravail :
En application du protocole d'accord relatif au télétravail, le télétravail est possible à hauteur de 2 jours par semaine, avec des présences sur site en commun avec l'ensemble de l'équipe,
37. Dès la prise de poste dans le cadre d'une mobilité interne
38. Après la période d'essai pour les embauches externes et mutations
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