Au sein du pôle Soie et Accessoires de mode qui regroupe les métiers Soie et textiles, Bijouterie Fantaisie, Ceintures, Chapeaux et gants, les studios de création imaginent chaque saison les collections Homme et Femmedans l’esprit de qualité, de style et des valeurs de la Maison.
Votre mission principale consiste à accompagner la Directrice de studio Accessoires de mode (à laquelle vous êtes rattaché(e)) dans l’animation de ce collectif de créatifs.
Le poste est à pourvoir en CDI dès que possible et sera basé à Pantin.
Employeur responsable, nous nous engageons dans l'éthique, les diversités et l'inclusion, rejoignez l'aventure humaine d'Hermès !
Principales activités :
1.Gérer l’agenda et le rétroplanning du studio de création
* Assurer la gestion des agendas et des réunions ; anticiper les différentes échéances et préparer les communications nécessaires.
* En collaboration avec la Directrice du studio, construire le planning des jalons clés du semestre pour le studio et gérer la coordination avec les différentes équipes concernées.
* Formaliser les retroplannings du studio et en assurer la diffusion et le suivi.
* Gérer l’agenda ainsi que l’organisation des réunions (invitations électroniques, salles, matériels, etc.)
* Préparer et organiser les rendez-vous et réunions : logistique et ordres du jour
2.Organiser les voyages
* Organiser les voyages du Studio de création ainsi que des directeurs et responsables de création
* Suivi du budget frais et voyages du Studio de création
3.Animer la vie du Studio de création
* Organiser les voyages d’inspiration annuels du Studio de création
* Organiser les événements qui ponctuent la vie des équipes (petits déjeuners, déjeuners, pots etc…)
* Préparer l’arrivée des nouveaux collaborateurs: commande du matériel informatique, téléphonique, création de compte Windows, parcours d’intégration (en lien avec les RH).
* Accompagner les mouvements (changements de bureaux / aménagement / déménagement) et être force de proposition pour l’optimisation et le rangement des espaces de réunion
4.Administratif
* Assurer le suivi de certaines factures (créations de compte fournisseur, émissions de bons de commande…)
* Organiser et suivre l’archivage des collections sur le réseau informatique et en physique
* Organiser et suivre le dépôt des dessins sur la blockchain juridique
* Être garant de l’entretien et du rangement des espaces de vie du Studio de création
* Gérer les commandes de fournitures du service, de cartes de visite/cartes de vœux/recharges d’agenda
* Assurer la gestion de l’agenda des directeurs et responsables de création
* Accueil des visiteurs
* Coordonner, préparer et saisir les notes de frais des studios ainsi que des directeurs et responsables de création
* Suivi des sujets informatiques
Profil recherché:
* Expérience confirmée en assistanat de direction
* Qualités relationnelles
* Disponibilité, réactivité et dynamisme
* Autonomie et sens de l’organisation
* Sens du service – Qualités de médiateur, de facilitateur
* Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint)
* Anglais de niveau C1 (écrit et parlé)
* Discrétion
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