Adjoint en gestion administrative (h/f)

Durée du contrat : 5 mois

Mission et positionnement de l'agent :
Au sein du Service des Études et de la Vie Étudiante de l'UFR Médecine, l'adjoint.e en gestion administrative est l'interface entre le chef de service, les usagers, les secrétariats pédagogiques et les enseignants. Il/Elle assure la gestion administrative et pédagogique des étudiants inscrits en Master.

1. Accueil et information

- Assurer l'accueil et l'information des usagers
- Participer à l'amphi d'accueil de rentrée
- Répondre aux demandes téléphoniques, par courrier et mail
- Assurer le lien avec les Responsables Masters

2. Gestion administrative du cursus de l'étudiant

Inscriptions administratives :
- Réaliser, vérifier, corriger et valider les dossiers d'inscription administrative des étudiants en Master
- Éditer et organiser la délivrance du certificat de scolarité et de la carte étudiant
- Établir un premier niveau de diagnostic des problèmes rencontrés par l'étudiant pour se connecter aux applications de l'université

Gestion de la scolarité :
- Réaliser les inscriptions pédagogiques en Master
- Coordination et reprise des données des secrétariats pédagogiques délocalisés sur différents sites
- Diffuser les plannings d'enseignement et calendrier des examens
- Gestion et suivi des examens (organisation, report de notes, procès-verbaux, délibérations,résultats)
- Établir les placements dans les salles d'examens et les listes d'émargements
- Assurer les émargements d'entrée et de sortie lors des épreuves
- Extraire les notes et établir les PV de résultats pour les délibérations
- Diffuser les résultats après délibérations
- Gérer les demandes de consultation de copie
- Assurer l'ensemble des actes nécessaires à la délivrance et archivage des diplômes,certifications, et attestations de réussite
- Gestion des PV sur le site Web de la faculté

3.Participation à l'ensemble des activités de la structure
- Renseigner des tableaux de bord et enquêtes diverses
- Archiver, classer trier les documents relatifs aux activités du service

4.Participation aux opérations collectives du SEVE, notamment :
- Aux Examens Cliniques à Objectifs Standardisés (ECOS)
- Aux Épreuves Classantes Nationales informatisées (ECNi)
- De manière générale à tout événement spécifique lié à l'activité pédagogique ou à la vie étudiante.

Connaissance, savoir :
- Connaitre l'organisation générale des formations de l'Enseignement Supérieur et de l'Université
- Connaître la réglementation en matière de scolarité et particulièrement des examens
- Connaitre les techniques générales de gestion administrative et de communication
- Savoir s'adapter aux évolutions technologiques et organisationnelles

Savoir-faire :
- Appliquer la réglementation, respecter les dispositifs et procédures de l'établissement Rechercher l'information, la vérifier et la classer
- Savoir s'intégrer dans une structure hiérarchique : informer, rendre compte, alerter, proposer et répondre aux demandes
- Travailler en équipe Organiser son travail
- Maîtriser les logiciels courants (bureautique, internet.) et spécifiques au domaine : Apogée, CELCAT, E- Campus, E-candidat.
- Respecter les délais

Savoir-être :
- Faire preuve d'organisation, d'autonomie et d'adaptation
- Savoir être rigoureux, discret, ponctuel Avoir le sens du relationnel et de l'accueil Capacité à assurer la continuité du service Devoir de réserve impératif

Conditions particulières d'exercice : Poste lié au calendrier universitaire des étudiants et aux contraintes des périodes « hautes » candidature des étudiants, campagnes d'inscriptions administratives et pédagogiques, périodes d'examens nationaux. Ces évènements spécifiques peuvent nécessiter une amplitude horaire de 7 heures 30 à 19 heures. Ces heures supplémentaires sont récupérées dès que l'activité le permet.