1. DEFINITION
Référent du locataire, le/la chargé(e) de clientèle est garant(e) de la satisfaction du client locataire et représente la SIDR.
Il/elle gère en concertation avec la filière administrative, technique, commerciale, locative, et de proximité tous actes courants de gestion locative, hormis les affaires techniques, et met en œuvre l'ensemble des actions nécessaires au maintien ou à l'amélioration des objectifs de gestion de son portefeuille clients à travers notamment les outils disponibles sous IKOS (vacance, réclamations administratives, satisfaction clients, .).
Il/elle participe activement aux équilibres de gestion locative.
2. MISSIONS GENERALES
Tâches administratives
Assurer l'accueil physique et téléphonique des clients (prises de RDV, réception au bureau/permanence, signature des baux) ;
Gérer et suivre les mails et courriers relatifs aux demandes des locataires (hors affaires techniques) ;
Constituer les dossiers de transferts et les dossiers spécifiques (Signature : COP/transit/avenant) ;
Transmettre les bordereaux aux différents services internes et effectuer un retour au back-office ;
Archiver les documents physiques et numériques des dossiers clients dans les règles de l'art ;
Créer des notes diverses, documents types destinés aux groupes d'habitations et aux locataires ;
Créer et mettre à jour différents tableaux de bord pour les gestionnaires et autres services ;
Traiter les réclamations administratives/commerciales sous IKOS ;
Archiver les documents liés au dossier client ;
Saisir les affaires parties communes et privatives ;
Rendre compte à sa hiérarchie de son activité ;
Enregistrer les réclamations ;
Remplir les constats des dégâts des eaux/se déplacer chez le locataire ;
Vérifier les affectations des réclamations et le cas échéant les corriger (exemple : réparations locatives) ;
Vérifier si la réclamation concerne un immeuble dans une période Dommage-Ouvrage, Décennale et le cas échéant de GPA ;
En cas de réparations locatives, il/elle assure le retour d'information au locataire et rejette la réclamation ;
En cas de réclamation pouvant être un sinistre, vérifier que celui-ci n'a pas déjà été enregistré dans le module « Sinistre » ;
S'agissant d'un sinistre non déclaré, vérifier que la réclamation est bien éligible à la procédure
« Sinistre ».
Attributions/Gestion de la vacance
Réceptionner, enregistrer et suivre les demandes de mutations et demandes de décohabitation, de renouvellement, en appui avec GEOD et l'Agent de Gestion Locative ;
Suivre le préavis et effectuer les visites conseils ;
Réaliser l'état des lieux de sortie pour la remise en état ;
Procéder au décompte provisoire, à la validation des étapes sous IKOS et à la transmission à l'administration locative avec la collaboration de l'Agent de Gestion Locative ;
Préparer les livraisons et participer à la communication (invitations, dépliants, affiches, divers documents nécessaires à la livraison).
Impayés
Il/Elle est responsable du recouvrement des loyers et du traitement des impayés sur son secteur géographique. Il/Elle est chargé(e) de coordonner les outils et les moyens mis à disposition pour recouvrer les loyers :
Assurer le suivi et participer au travers de CIP au règlement des impayés des clients débiteurs en collaboration avec la conseillère sociale, le précontentieux et le contentieux :
- Participer à des opérations spécifiques
- Participer au CIP
Tâches commerciales
Assurer les rendez-vous avec la clientèle ;
Distribuer/afficher les notes et/ou courriers d'information au client ;
Recenser les VHU/épaves ;
Gérer les conflits de voisinage et autres différends sur le terrain ;
Réaliser les visites conseils ;
Réaliser les états des lieux d'entrée/sortie ;
Assurer une veille sur les groupes d'habitations (propreté, dégradation du patrimoine, épaves, ...)
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