Référence CSP: O093251/009001285
Rattaché(e) directement auprès du Directeur Général des Services, vous assurez une assistance administrative dans l'organisation de la Direction générale (gestion de l'agenda, montage de réunions complexes, priorisation des sollicitations et des urgences, etc). Placé.e au cœur du fonctionnement institutionnel de la collectivité, vous assurez un rôle essentiel dans la bonne organisation des réunions et instances administratives stratégiques de la collectivité et la circulation de l'information au sein de la direction générale.
Assurer le secrétariat général de la Direction Générale :
- Assurer la tenue et le suivi de l'agenda du Directeur général des services et des DGA « Ressources et modernisation de l'action publique » et « Services à la population et RH » ;
- Préparer les dossiers en amont des réunions et rendez-vous ;
- Préparer et suivre les réunions stratégiques de la Direction générale ;
- Assurer l'accueil téléphonique et physique de la direction générale ;
- Veiller à la transmission d'un premier niveau de renseignement aux interlocuteurs de la Direction générale ;
- Centraliser les contributions des services pour les documents stratégiques et transverses de la collectivité ;
- Assurer l'organisation et la coordination logistique des réunions et séminaires ;
- Rédiger les ordres du jour des réunions régulières (Board, CODIR, réunions de départe-ment, Comité Social Territorial...) ainsi que les comptes-rendus ;
- Organiser les moments de convivialités de la direction générale (Séminaires de l'administration, pots de départ.).
Assurer le suivi administratif et financier :
- Gérer le budget de la Direction générale et de la Direction des affaires juridiques, des assemblées et de la commande publique ;
- Assurer le suivi des contrats d'assurance et des certificats ;
- Assurer le suivi des sinistres : déclaration des sinistres et suivi de la procédure des sinistres déclarés, participation aux réunions d'expertise, le cas échéant ;
- Assurer la gestion des commandes de fournitures pour les services communaux ;
- Produire ou relire des documents pour le compte de la direction générale (compte-rendu de réunion, courriers, notes de synthèse, tableaux) ;
- Gérer le courrier entrant et sortant et son suivi sur le logiciel courrier (Maarch) en lien avec l'agent appariteur ;
- Suivre et réguler auprès des services les demandes des usagers via le portail « Mes Démarches ».
Réaliser et mettre en forme les travaux de bureautique :
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers ;
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers ;
- Organiser le classement et l'archivage des dossier.
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