Gestionnaire administratif / accueil (h/f)

L'Université Jean Monnet est une université pluridisciplinaire qui rassemble plus de 20 000 étudiants sur 5 campus à Saint-Étienne et Roanne.
Elle propose une offre de formation dans les domaines sciences, technologies, santé, sciences humaines et sociales, droit, économie, gestion, arts, lettres et langues.
Bénéficiant d'une importante ouverture à l'international, l'UJM offre aussi une expertise toute particulière dans l'accompagnement à la réussite étudiante et à l'insertion professionnelle, dans un cadre de vie étudiante riche et dynamique.
Grâce à sa formation de haut niveau, sa recherche sur des segments de pointe, son attractivité internationale, et la modernisation de ses campus, elle est une université qui se transforme selon un projet d'établissement responsable et humain.
L'IUT de Saint-Etienne, composante de l'Université Jean Monnet, représente 2000 étudiants, 135 personnels enseignants, 65 personnels administratifs et environ 400 vacataires. Les 7 départements de l'IUT de St Étienne accueillent chaque année 1600 étudiants et 400 alternants en vue de la délivrance de Bachelor Universitaire de Technologie (BUT) ou de licences professionnelles (LP). L'IUT est engagé dans une démarche active de certification qualité globale.

MISSION PRINCIPALE : Accueil et secrétariat
Le/la gestionnaire est placé.e sous la responsabilité hiérarchique du responsable administratif.

ACTIVITES :
- Accueillir, renseigner, informer et orienter tout public (enseignants, étudiants, livreurs, visiteurs.)
- Réceptionner les appels téléphoniques, identifier les demandes et établir les mises en communication et/ou orienter vers les services ou structures compétents
- Entretenir un fonds d'information sur les structures du site et sur l'établissement pour permettre d'avoir les éléments de réponse
- Assurer le contrôle des entrées et sorties des personnes et/ou des véhicules, à l'entrée d'un bâtiment ou d'un site, y compris les véhicules effectuant des livraisons
- Réceptionner et entreposer les colis livrés, le cas échéant
- Gérer le matériel mis à disposition (badges, clés, matériels de prêt.)
- Surveiller les tableaux de contrôle des installations techniques (détection incendie, alarmes techniques.)
- Veiller à l'observation des consignes générales de sécurité notamment en cas d'incendie
- Effectuer diverses tâches administratives de secrétariat

COMPÉTENCES PROFESSIONNELLES
- Savoirs
o Maîtriser les techniques d'accueil et les techniques de communication orales et écrites,
o Connaitre les techniques de gestion administrative
o Connaitre les logiciels bureautiques (excel, word.)
o Connaitre l'organisation et le fonctionnement de la structure
o Notions de base sur la sécurité des personnes et des biens, sur les différents matériels d'alarme et de surveillance souhaitées
- Savoir faire
o Savoir travailler en équipe
o Savoir hiérarchiser les informations et les priorités, respecter les calendriers.
o Savoir mettre en œuvre les consignes données
o Savoir rédiger un courrier, une note ou un compte-rendu de réunion
o Savoir organiser et gérer un système de classement

CONDITIONS PARTICULIERES D'EXERCICE
o Amplitude horaire d'ouverture du service accueil 7h15/17h30 (vendredi 17h)- présence prévue plutôt sur l'après midi
o Télétravail incompatible avec la mission

NATURE DU POSTE
- Catégorie C
- Quotité : 50 % (d'autres postes sur l'IUT sont à pourvoir pour compléter jusqu'à 100% le cas échéant)
- Prise de poste : 01/09/2025
- CDD 1 an
- Poste ouvert aux titulaires et contractuels (CDD renouvelable)

Renseignement : Mireille FORISSIER, responsable administrative IUT, 04 77 46 33 03, mireille.forissier@univ-st-etienne.fr
(CV et lettre de motivation) à envoyer avant le 20/06/2025 à l'adresse suivante :
recrutementsujm@univ-st-etienne.fr
Prévoir disponibilité pour un entretien le 1er juillet.