Chargé de l'accueil et des admissions h/f h/f

Vos missions en quelques mots Sous la responsabilité du directeur d’établissement, l’agent d’accueil est chargé de : 1- Accueillir et assurer la gestion administrative des usagers de la MVR et du CRT : • Recevoir les demandes d’informations des visiteurs ; • Présenter et communiquer positivement sur la structure ; • Organiser l’admission en lien avec les autres services en s’assurant de la qualité de l’accueil réservé au futur usager ; • Gérer la liste d’attente : préparation des courriers, relance des familles ayant déposé un dossier ; • Suivre les mouvements des personnes accueillies ; • Rédiger et traiter le courrier relatif aux admissions, sorties, modifications de séjours et autres gestions propre aux résidents ; • Contrôler et actualiser annuellement les dossiers d’admissions en lien avec le responsable financier ; • Suivre les réclamations des familles ; • Apporter conseils et aides aux personnes accueillies et aux proches. 2- Garantir le suivi de l’activité : • S’assurer du traitement rapide des demandes d’admission ; • Alerter la direction lors de délais trop importants pour la réfection des chambres ; • Remplir le tableau du taux d’occupation des chambres mensuellement. 3- Réaliser la facturation des usagers : • Réaliser la facturation des séjours des résidents et procéder à l’archivage des factures ; • Répondre aux sollicitations en lien avec la trésorerie ; • Etablir, mettre en œuvre et analyser avec le responsable Finances des tableaux de bord pour maîtriser les recettes ; • Identifier les dossiers administratifs à risque et en informer le responsable des Finances et la Direction. 4- Assurer la récupération des frais de séjour et contributions des personnes accueillies et des autres recettes : • Anticiper les risques d’admissions en non valeur ; • Travailler avec le responsable des Finances sur les risques d’impayés ; • Analyser mensuellement le tableau de la trésorerie sur les restes à recouvrer ; • Suivre les procédures en cas d’impayés afin de recouvrer les sommes dans les meilleurs délais ; • Remplir le tableau de suivi des actions entreprises pour le recouvrement des impayés. 5- Assurer l’accueil de la MVR et du CRT : • Assurer l’accueil physique et téléphonique ; • Accueillir le public sur place ou par téléphone ; • Renseigner le public sur place ou par téléphone ; • Gérer le courrier, diffuser l’information et la documentation. 6- Participer au Conseil de la Vie Sociale et contribuer à la bonne relation avec les usagers : • Réaliser le compte rendu des CVS ; • Diffuser les documents de la loi 2002-2 (livret d’accueil, charte des droits et libertés, règlement de fonctionnement, contrat de séjour, projet d’établissement) ; • Garantir le respect des obligations de la loi 2002-2. Profil recherché Spécificités du poste : Il exige des qualités d’analyse, de maitrise, de disponibilité et d'accompagnement des personnes accueillies. Il nécessite également la capacité à développer la présence du CRT et de la MVR au sein du secteur. Titulaire d'une Licence Professionnelle en Communication des Organisations et Relations Publiques voire d'un Master 2 en Stratégies Marketing et Communication. Niveau d'études minimum requis Niveau Niveau 7 Master/diplômes équivalents Spécialisation Commerce, vente, Comptabilité, gestion, Spécialités plurivalentes de la communication, Secrétariat, bureautique, Accueil, hôtellerie, tourisme Compétences attendues Communication / relations avec les usagers Comptabilité publique Marketing pour développement du réseau Gestion administrative, économique et financière Éléments de candidature Documents à transmettre Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire