Assistant / assistante pédagogique (h/f)

RATTACHEMENT DANS L'ORGANISATION
Le poste est rattaché à la Direction du centre d'étude de langues Alsace, et sous la responsabilité opérationnelle de la responsable de l'activité "Français Langue Etrangère" (FLE).

FINALITE DU POSTE
Pour le périmètre 67, l'assistant(e) pédagogique a pour vocation d'assurer le premier accueil client, le suivi administratif et l'organisation matérielle des séjours linguistiques, sessions de formation et examens en Français Langue étrangère (FLE) en visant la meilleure satisfaction des prospects et clients de CCI Campus.

ACTIVITES PRINCIPALES
1/ Accueil et renseignement aux clients et prospects, en collaboration avec les assistants du service :
- Au quotidien, accueillir téléphoniquement et physiquement le public (personnes en cours d'apprentissage du français)
- Gérer les imprévus liés à l'accueil du public en lien avec le reste de l'équipe
- Répondre aux demandes entrantes de renseignement au sujet des formations et examens

2/ Gestion administrative et organisation logistique des sessions d'examens, en lien direct avec la responsable :
- Planifier les calendriers d'examen, actualiser les supports d'information
- Commander les sujets, les réceptionner, les contrôler et en assurer la sécurité
- Planifier les surveillants et examinateurs sélectionnés et éditer leurs contrats
- Réserver et préparer les salles, le matériel et les documents nécessaires
- Réceptionner les documents d'examen à la fin des épreuves. En assurer le contrôle et le renvoi
- Assurer la transmission des documents et les paiements, au service gérant la facturation

3/ Gestion administrative et organisation logistique des formations, en collaboration avec les assistants du service :
- Effectuer les saisies des actions et données requises sur les sites et portails des commanditaires
- Réceptionner et traiter les inscriptions
- Créer les sessions dans le progiciel YPAREO
- Préparer les contrats de formateurs
- Préparer les dossiers de début de session (feuilles d'émargement, documents de session, convocations.)
- Effectuer les réservations de salles, matériels et pauses
- Préparer les dossiers stagiaires
- Programmer les questionnaires de satisfaction et vérifier leur complétude
- Assurer la transmission des documents et les paiements, au service gérant la facturation

4/ Gestion des séjours
- Participer à la gestion des placements hébergement
- Gérer les activités culturelles
- Gérer les tâches administratives relatives aux activités et hébergements

COMPETENCES ET CONNAISSANCES
Profil :
- Bac + 2/3 administratif
- 2 ans d'expérience en tant qu'assistant(e), dans un poste ou une structure avec une dimension sociale et/ou d'accueil de publics

Connaissances :
- Environnement de la formation et des dispositifs de financement
- L'offre produits en langues étrangères, FLE en particulier, et globale de CCI Campus

Aptitudes :
- Anglais B1 requis
- Maîtriser les techniques de gestion administrative, de secrétariat et d'accueil
- Savoir organiser selon un cahier des charges établi
- Maîtriser les outils bureautiques avec efficacité
- Être capable d'écoute active afin de comprendre rapidement les besoins de son interlocuteur et de lui proposer la réponse la plus adaptée

Savoir-être :
- Aisance relationnelle, sens du service client, empathie
- Autonomie et prise d'initiatives
- Savoir conjuguer rigueur administrative et souplesse d'action
- Esprit d'équipe et d'entraide